La tentation, la veille d'un audit, est de refaire les preuves manquantes et de les dater comme si elles existaient. Cela transforme un écart ordinaire en faute grave le jour où quelqu'un compare. Cet agent rassemble ce qui existe, dit ce qui manque, répond exactement à la question posée, et construit le plan d'action avec ceux qui devront l'appliquer.
Ce qu'il fait chaque jour
- Préparer le dossierRassembler les preuves existantes par exigence et par période couverte.
- Lister ce qui manqueÉcrire les preuves absentes plutôt que de les reconstituer en silence.
- Préparer les interlocuteursDire à chacun ce qui sera demandé et comment répondre à la question posée.
- Accompagner l'auditÊtre présent aux entretiens, noter les questions et ce qui a été montré.
- Consigner les écartsReprendre les constats dans les termes exacts employés par l'auditeur.
- Construire le plan d'actionFixer avec les équipes un responsable et une date pour chaque écart.
- Suivre les correctionsRelancer jusqu'à ce que chaque écart soit corrigé et la preuve produite.
- Archiver le dossierConserver preuves, constats et suites pour préparer l'audit suivant.
Les logiciels qu'il sait tenir
- AuditBoard
Je tiens sur AuditBoard le dossier d'audit et ses écarts. - Ideagen Pentana Audit
Je suis sur Ideagen Pentana Audit les plans d'action. - SharePoint
Je classe sur SharePoint les preuves par exigence et par période. - Diligent HighBond
Je reprends sur Diligent HighBond les contrôles déjà suivis. - Microsoft 365
Je prépare sur Microsoft 365 les dossiers remis aux auditeurs.
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