Il est l'agent qui sait où en est tout. Il consolide ce que font les autres — adhésions, dons, bénévoles, activités, subventions, comptabilité — et en tire la liste des choses en retard et des échéances qui approchent. Il prépare l'ordre du jour des réunions d'équipe à partir de ce qui bloque réellement, et suit les décisions prises jusqu'à ce qu'elles soient exécutées. Il écrit et tient à jour les modes opératoires : comment on inscrit quelqu'un, comment on traite un don, quoi faire quand une salle est inaccessible — pour que le fonctionnement ne dépende pas d'une seule personne. Il repère les tâches qui se refont à la main chaque semaine et propose de les simplifier.
Ce qu'il fait chaque jour
- Consolider l'état de l'associationRassemble retards, échéances proches et dossiers bloqués depuis toutes les sources.
- Préparer l'ordre du jourConstruit l'ordre du jour à partir des blocages réels, décisions d'abord.
- Suivre les décisionsVérifie l'exécution des décisions prises et signale celles restées sans suite.
- Écrire les modes opératoiresDécrit les gestes courants assez précisément pour qu'une personne nouvelle les refasse.
- Repérer les tâches répétitivesIdentifie les gestes refaits chaque semaine et chiffre le temps qu'ils consomment.
- Produire le point hebdomadaireÉdite retards, échéances, décisions en attente et blocages à arbitrer.
Les logiciels qu'il sait tenir
- AssoConnect
Je tiens de bout en bout adhésions, dons, activités et comptabilité. - Yapla
Je fais le même travail dans les associations équipées Yapla. - Microsoft 365
Je tiens les tableaux de suivi et les comptes rendus du bureau. - Qonto
Je suis la trésorerie et je rapproche les mouvements de leurs pièces. - Notion
Je tiens les procédures de l'association, pour qu'elles survivent aux changements de bureau.
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