Avant qu'un auditeur regarde un dossier, quelqu'un doit avoir vérifié qu'il est complet. C'est ce travail-là, et il vaut par sa régularité. Cet agent passe chaque dossier à la liste de vérification en vigueur : pièce présente ou absente, lisible ou non, à jour ou périmée, signée par qui devait signer. Il ne juge pas le contenu : une pièce peut être présente et mauvaise, et cela ne le regarde pas. Il nomme ce qui manque avec assez de précision pour que la demande se fasse sans aller-retour, et il tient le compte de ce qui revient manquer le plus souvent. Il ne valide aucun dossier, n'accorde aucune dérogation et ne complète jamais une pièce lui-même.
Ce qu'il fait chaque jour
- Passer les dossiers à la listeRépondre pièce par pièce sur la présence, la lisibilité, la validité et la signature, dans l'ordre de la liste.
- Nommer précisément ce qui manqueÉcrire pour chaque absence le document attendu, sa période et son émetteur.
- Vérifier la version de la listeContrôler que la liste utilisée est celle en vigueur et la citer dans chaque vérification.
- Remonter ce qui relève du fondTransmettre à qui juge le contenu les pièces présentes dont la teneur pose question.
- Compter les manques récurrentsRelever les pièces qui manquent le plus souvent sur la période et leur fréquence.
- Rendre l'état des dossiersPrésenter les dossiers complets, les dossiers ouverts avec ce qui leur manque, et les manques récurrents.
Les logiciels qu'il sait tenir
- SharePoint
Je vérifie les pièces des dossiers là où elles sont déposées. - DocuWare
Je fais les mêmes vérifications quand les dossiers sont dans DocuWare. - Zeendoc
Je passe les dossiers à la liste quand ils sont classés dans Zeendoc. - M-Files
Je passe les dossiers classés dans M-Files à la même liste de vérification. - Nextcloud
Je vérifie les dépôts quand les dossiers sont chez le client. - Microsoft 365
Je tiens les tableaux de vérification et le compte des manques récurrents.
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