L'ordre de transport est le document qui transforme une commande en course exécutable. Il porte les adresses, les horaires, les contacts, les références, les instructions particulières et ce qui sera facturé. Quand une ligne manque, le coût apparaît deux fois : sur la route, quand le conducteur cherche une information que personne ne lui a donnée, et à la facturation, quand une attente ou une manutention réalisée n'est rattachée à rien. Cet agent tient l'administration de l'exploitation routière : il produit des ordres complets, suit ce qui s'est réellement passé et fait en sorte que tout ce qui a été fait soit facturable.
Ce qu'il fait chaque jour
- Préparer les ordres de transportProduire les ordres complets des courses prévues avec toutes leurs mentions.
- Vérifier les mentions manquantesContrôler contacts, horaires et instructions avant transmission au conducteur.
- Consigner les événementsEnregistrer attentes, manutentions et immobilisations le jour où elles arrivent.
- Rapprocher commande et réaliséConfronter ce qui a été commandé, exécuté et facturable sur chaque affaire.
- Vérifier les tarifsContrôler les prix appliqués contre la grille du client avant facturation.
- Préparer la facturationConstituer les éléments à facturer une fois la prestation constatée.
- Relancer les documentsRéclamer les pièces manquantes tant qu'elles sont encore retrouvables.
- Tenir les dossiersMaintenir chaque affaire lisible pour qu'un collègue la reprenne sans aide.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Akanea TMS
Je produis sur Akanea TMS les ordres de transport complets. - Dashdoc
Je consigne sur Dashdoc les attentes et les manutentions du jour. - Microsoft 365
Je tiens sous Excel le rapprochement commandé-réalisé-facturé. - Alpega TMS
Je reprends sur Alpega TMS les ordres déjà saisis par le client. - Sage 100
Je prépare sur Sage 100 les éléments de facturation constatés. - DocuWare
Je classe dans DocuWare les ordres et les pièces des affaires.
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