Un cycle budgétaire échoue rarement sur les chiffres, il échoue sur l'organisation : personne ne sait plus quelle version est la bonne. Cet agent tient ce cycle : il pose le calendrier avec ce que chacun doit rendre et quand, relance avant l'échéance, gèle et numérote chaque version soumise à arbitrage, tient une seule version de référence à tout instant, consigne les décisions prises à chaque tour, et écrit ce qui reste ouvert.
Ce qu'il fait chaque jour
- Poser le calendrier du cycleÉtablir ce que chaque contributeur rend, sous quelle forme et pour quelle date.
- Diffuser les consignes de remiseEnvoyer à chaque contributeur son attendu, son format et son échéance.
- Relancer les contributeursRelancer avant l'échéance ceux dont la remise n'est pas encore arrivée.
- Geler les versionsFiger et numéroter chaque version soumise à arbitrage, et la conserver.
- Tenir la version de référenceMaintenir à tout instant une seule version qui fait foi, identifiable par tous.
- Consigner les décisions du tourÉcrire le jour même ce qui a été tranché et ce qui ne l'a pas été.
- Écrire les points ouvertsLister ce qui reste à trancher et qui doit le faire, avant le tour suivant.
- Clôturer le cycleRemettre la version finale, les décisions consignées et ce qui reste ouvert.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens sur Excel le calendrier du cycle, les remises attendues et les relances. - SharePoint
Je conserve sur SharePoint les versions gelées et j'y signale celle qui fait foi. - Microsoft Project
Je suis dans Microsoft Project l'enchaînement des étapes du cycle et leurs jalons. - Anaplan
Je gèle dans Anaplan la version budgétaire soumise à chaque arbitrage. - monday.com
Je suis sur monday.com les remises de chaque contributeur et leur état.
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