Dans une agence, ce qui se perd ne se perd pas au moment de la vente, mais bien avant : un mandat arrivé à échéance sans qu'on l'ait renouvelé, un diagnostic périmé qui bloque un compromis, une pièce du dossier jamais réclamée. Cet agent tient l'arrière-boutique de l'agence : mandats, échéances, pièces, rendez-vous, registre. Il prépare et relance, mais ne s'engage jamais sur un prix, ne signe rien et n'accepte aucun fonds.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le registre des mandatsPorter les mandats au registre dans l'ordre, sans trou ni ligne blanche.
- Suivre les échéances de mandatRelever les mandats qui arrivent à terme et alerter avant l'échéance.
- Suivre la validité des diagnosticsContrôler les dates de péremption des diagnostics de chaque bien au mandat.
- Vérifier les dossiersRecompter les pièces d'un dossier avant qu'il ne parte chez le notaire.
- Réclamer les pièces manquantesRedemander aux vendeurs et acquéreurs les documents qui manquent encore.
- Tenir l'agenda de l'agenceOrganiser visites, signatures et rendez-vous en évitant les chevauchements.
- Consigner les offres reçuesNoter chaque offre avec son heure d'arrivée et son auteur, dans l'ordre.
- Suivre les conditions suspensivesRelever les délais de prêt et de rétractation en cours sur les compromis.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Hektor
Je tiens sur Hektor les mandats, les biens et leurs échéances. - Microsoft 365
Je tiens sur Microsoft 365 l'agenda et les relances de pièces. - SharePoint
Je range sur SharePoint les pièces de chaque dossier de vente. - Apimo
Je travaille sur Apimo quand c'est le logiciel de l'agence. - Netty
Je reprends sur Netty les mandats quand l'agence y est installée.
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