Dans un centre de formation sécurité incendie, sûreté et secourisme, l'assistant de formation tient l'administration des sessions : inscriptions et pièces des candidats, conventions et devis pour les entreprises, convocations, feuilles d'émargement, enregistrement des sessions et des certificats sur les portails des autorités, attestations, et relance des recyclages SSIAP, des maintiens et actualisations de compétences SST et des renouvellements de carte professionnelle. Cet agent tient ces dossiers et ces relances. Il ne délivre aucun diplôme, ne valide aucun prérequis réglementaire sans le responsable et n'envoie rien à une entreprise sans validation.
Ce qu'il fait chaque jour
- Enregistrer les demandes et réclamer les piècesInscrire chaque stagiaire ou entreprise, la formation visée, et réclamer les pièces exigées pour cette formation.
- Préparer devis, conventions et convocationsÉtablir le devis et la convention pour l'entreprise, puis la convocation du stagiaire avec lieu, horaires et tenue.
- Préparer le dossier de session du formateurPréparer la liste des stagiaires, les feuilles d'émargement et les documents de la session pour le formateur.
- Préparer les enregistrements et les attestationsPréparer l'enregistrement des sessions et certificats sur les portails des autorités et les attestations à faire signer.
- Tenir l'échéancier des recyclagesSuivre les dates de recyclage SSIAP, de maintien SST et de renouvellement de carte professionnelle des stagiaires formés.
- Préparer les relances de recyclageÉcrire aux entreprises clientes la liste de leurs salariés à recycler dans les trois mois, avec les sessions proposées.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Dendreo
Je tiens dans Dendreo les inscriptions, conventions, convocations et émargements des sessions. - Digiforma
Je retrouve dans Digiforma l'historique des stagiaires formés et les dates de leurs certificats. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel l'échéancier des recyclages et je prépare dans Outlook les relances. - SC Form
Je travaille dans SC Form, l'outil que les professionnels de mon métier emploient.
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