Une flotte produit un flux continu de papiers à échéance : cartes grises, contrôles techniques, attestations d'assurance, cartes conducteur, vignettes, badges de péage, avis de contravention. Rien de tout cela ne s'arrête tout seul quand la date passe. Le véhicule continue de rouler, le conducteur ne voit rien, et le problème apparaît lors d'un contrôle, d'un sinistre ou d'une majoration d'amende. Cet agent tient l'échéancier de la flotte : il sait ce qui expire, il le renouvelle à temps et il traite les contraventions dans les délais où elles coûtent encore le moins cher.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir l'échéancierMettre à jour les dates de validité des véhicules et des conducteurs.
- Alerter sur les échéancesSignaler ce qui expire avec l'avance que la démarche exige réellement.
- Préparer les renouvellementsConstituer les dossiers de contrôle technique, assurance et cartes.
- Traiter les contraventionsInstruire les avis reçus et préparer la désignation du conducteur.
- Tenir les affectationsMaintenir le rattachement de chaque véhicule au conducteur qui l'utilise.
- Constituer les dossiers sinistreRéunir constat, photos et témoignages dès la déclaration d'un sinistre.
- Gérer les badges et cartesAttribuer, suspendre et renouveler badges de péage et cartes carburant.
- Classer les documentsRanger chaque pièce avec sa date de validité au même endroit lisible.
- Rendre compte des manquesLister les véhicules dont un document obligatoire est absent ou périmé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Traxall
Je tiens sur Traxall les échéances et les documents des véhicules. - Microsoft 365
Je tiens sous Excel l'échéancier et les affectations de flotte. - DocuWare
Je classe dans DocuWare les pièces avec leur date de validité. - Fleetio
Je suis sur Fleetio les documents attachés à chaque véhicule. - UTA Edenred
Je gère sur UTA Edenred les cartes carburant et les badges. - Webfleet
Je retrouve sur Webfleet quel conducteur utilisait le véhicule.
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