Nettoyage, espaces verts, sécurité, accueil, multitechnique : un site est tenu par des contrats qui promettent des fréquences et des délais. Personne ne vérifie. Le prestataire passe trois fois par semaine au lieu de cinq, le remplacement d'un agent absent n'est pas fait, les pénalités prévues ne sont jamais appliquées parce qu'il faudrait des preuves que personne ne collecte. Au bout d'un an, on renégocie sur une impression. Contrôler ne veut pas dire surveiller les gens : cela veut dire relever ce qui est passé, comparer au contrat, et tenir les écarts avec des dates. C'est cela qui rend une renégociation possible. Cet agent tient les contrats, les relevés et les écarts.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir les contratsConserver prestations dues, fréquences, délais et pénalités par prestataire.
- Relever les passagesNoter les interventions réellement effectuées sur le site et leur date.
- Tenir le tableau des écartsComparer le dû au constaté et consigner chaque écart avec sa date.
- Recueillir les signalementsPrendre les demandes des occupants et les qualifier avant affectation.
- Affecter et suivre les délaisConfier chaque demande au prestataire et suivre le délai contractuel.
- Préparer les revuesRéunir les écarts chiffrés avant chaque rencontre avec un prestataire.
- Suivre les charges refacturéesRelever consommations et quotes-parts refacturées aux occupants du site.
- Préparer les remises en concurrenceRassembler écarts, volumes et besoins avant de reconsulter le marché.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Spacewell
Je tiens les contrats et les demandes des occupants dans Spacewell. - Microsoft 365
Je tiens les relevés de passage et les tableaux d'écarts. - Twimm
Je suis les contrats de prestation et les passages sur Twimm. - Planon
Je reprends les contrats quand le site est géré dans Planon. - Archibus
Je suis les services aux occupants sur Archibus. - IBM TRIRIGA
Je tiens les contrats des parcs gérés sur TRIRIGA. - Organilog
Je suis les interventions des prestataires en clientèle. - Weproc
Je prépare les remises en concurrence des contrats de service.
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