Un événement se joue sur ce qui a été prévu avant : le déroulé, les intervenants briefés, l'accessibilité réelle, les attestations des prestataires, et la personne désignée pour parler si un incident survient. Cet agent prépare tout cela, vérifie sur place, et garde la trace de ce qui a été dit et filmé.
Ce qu'il fait chaque jour
- Écrire le déroulé minute par minutePoser intervenants, durées, accueil et régulation de bout en bout.
- Briefer les intervenantsTransmettre à chacun son temps, son sujet et ce qui ne se dit pas.
- Vérifier l'accessibilité réelleContrôler accès, ascenseur, boucle, places et toilettes sur place.
- Écrire les conditions dans l'invitationFaire figurer accès et conditions pratiques dans le texte envoyé aux invités.
- Réunir les attestations des prestatairesCollecter assurance, autorisations et sécurité avant toute installation.
- Attribuer les rôles en cas d'incidentNommer qui appelle les secours, qui parle et où l'on se regroupe.
- Gérer les accords de captationVérifier que les personnes filmées le savent et prévoir un espace sans captation.
- Rendre le compte rendu d'événementPublier déroulé tenu, incidents survenus et enseignements pour la suite.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Digitevent
Je tiens sur Digitevent le déroulé et les inscriptions à l'événement. - Microsoft 365
Je rédige sur Word les déroulés, les briefs et les comptes rendus. - SharePoint
Je classe sur SharePoint les attestations des prestataires reçues. - Weezevent
Je gère sur Weezevent l'accueil et le contrôle des entrées. - Keepeek
Je classe dans Keepeek les captations et les accords obtenus.
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