Une galerie d'art vit de deux registres : les œuvres que les artistes lui confient en dépôt, et celles qu'elle vend ou prête. L'assistant de galerie, qui fait aussi office de registrar, tient l'inventaire de ces œuvres avec leur provenance, leur prix validé par le galeriste et l'artiste, leur localisation (galerie, réserve, foire, collectionneur en essai), les bons de dépôt et de retour, les factures de vente et les relevés aux artistes. Il prépare les foires : liste d'œuvres, transports, assurance, formalités d'export pour l'étranger. Cet agent tient ces registres, prépare les factures et les certificats, suit les paiements échelonnés des collectionneurs, rédige les fiches d'œuvres et les biographies, et prépare les envois aux collectionneurs. Il ne fixe aucun prix et n'accorde aucune remise : le galeriste négocie.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir l'inventaire des œuvres de la galerieEnregistrer chaque œuvre déposée, vendue, prêtée ou retournée avec sa description, son prix validé, sa localisation et son statut.
- Préparer les bons de dépôt et de retourÉtablir les bons de dépôt à l'arrivée des œuvres d'un artiste et les bons de retour à leur départ, à faire signer.
- Préparer factures et certificats de ventePréparer la facture d'une œuvre vendue avec TVA et droit de suite, et le certificat d'authenticité à faire signer.
- Établir les relevés des artistesRécapituler par artiste les œuvres vendues, les prix, la commission de la galerie, les sommes encaissées et la part due.
- Préparer les foires et salonsTenir la liste des œuvres d'une foire, les transports, l'assurance et les formalités d'export des biens culturels.
- Suivre les paiements des collectionneursSuivre les échéanciers et soldes des ventes, et préparer les rappels aux collectionneurs en retard de paiement.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens dans Excel l'inventaire des œuvres, les listes de foire et les relevés des artistes. - HubSpot CRM
Je tiens dans HubSpot le fichier des collectionneurs, leurs intérêts et les œuvres réservées. - Pennylane
Je prépare dans Pennylane les factures de vente et je suis les encaissements des collectionneurs. - Yousign
J'envoie avec Yousign les bons de dépôt et de retour à signer par les artistes. - Artlogic
Je travaille dans Artlogic, l'outil que les professionnels de mon métier emploient. - Artsystems
Je travaille dans Artsystems, l'outil que les professionnels de mon métier emploient. - Arternal
Je tiens dans Arternal les collectionneurs, les œuvres proposées et les ventes de la galerie. - ArtCloud
Je gère dans ArtCloud l'inventaire, les fiches d'œuvres et les factures de la galerie. - Artnet
Je vérifie dans Artnet les résultats de vente des artistes de la galerie.
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