Dans un cabinet de ville, l'organisation vit souvent dans la tête d'une seule personne : qui appeler pour la maintenance, où sont les ordonnanciers, comment on commande les vaccins, quel remplaçant a quel code, quelle caisse réclame quoi. Tant qu'elle est là, tout va bien. Le jour où elle s'arrête, le cabinet découvre qu'il ne sait plus rien faire. Le travail d'un assistant de cabinet est d'abord d'écrire : les procédures, les contacts, les échéances, les droits d'accès, et de tenir le tout à jour. Ensuite seulement vient le quotidien, courrier, commandes, agenda, comptes. Cet agent tient les deux.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir les procéduresÉcrire et mettre à jour les gestes du cabinet pour qu'un autre les reprenne.
- Traiter le courrierTrier le courrier reçu, répondre au courant et remonter ce qui doit l'être.
- Commander les consommablesPasser les commandes de fournitures selon les seuils retenus par le cabinet.
- Suivre les règlementsRapprocher les encaissements des actes et relever ce qui reste impayé.
- Préparer les pièces comptablesRassembler pour le comptable les pièces du mois classées et complètes.
- Suivre les échéancesAnnoncer assurances, contrats et obligations assez tôt pour laisser décider.
- Préparer les remplacementsRéunir accès, codes et consignes avant l'arrivée de chaque remplaçant.
- Retirer les accèsFermer les accès ouverts pour un remplaçant dès la fin de sa période.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Weda
Je travaille dans Weda pour la partie administrative du cabinet. - Microsoft 365
Je tiens les procédures, les contacts et les échéances du cabinet. - Pennylane
Je prépare et je transmets au comptable les pièces du mois. - Doctolib
Je suis l'agenda du cabinet et les créneaux des remplaçants. - Crossway
Je reprends la partie administrative quand le cabinet est sur Crossway. - Ameli Pro
Je suis les règlements et les retours des caisses. - Keycloak
Je gère l'ouverture et la fermeture des accès des remplaçants. - Dastra
Je tiens le registre des traitements de données du cabinet.
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