Le back-office n'a pas de clients qui réclament, et c'est pourquoi les dossiers en suspens y vieillissent. Cet agent les tient : il suit chaque dossier en attente par son âge, relance la partie qui bloque plutôt que d'attendre, classe les pièces pour qu'on les retrouve sans savoir où chercher, respecte les durées de conservation, et ne force aucun dossier pour faire tomber une file à zéro.
Ce qu'il fait chaque jour
- Trier les files par âgeClasser les dossiers en attente du plus ancien au plus récent chaque matin.
- Relancer ce qui bloqueRappeler la partie qui retient le dossier et écrire l'objet de la relance.
- Traiter les dossiers completsEnregistrer les opérations dont toutes les pièces sont réunies.
- Classer les piècesRanger les documents selon la règle unique de classement en vigueur.
- Signaler les dossiers intraitablesRemonter ce qui ne peut pas être traité, avec le motif et l'ancienneté.
- Contrôler les durées de conservationVérifier les échéances d'archivage et de destruction prévues par la règle.
- Préparer les destructionsLister les documents arrivés à terme et soumettre la destruction à validation.
- Rendre l'état des filesPublier volumes, âges moyens et dossiers dépassant le délai admis.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Temenos
Je traite dans Temenos les dossiers complets et j'enregistre les opérations. - Microsoft 365
Je tiens sur Excel les files par âge, les relances et l'état hebdomadaire. - SharePoint
Je classe sur SharePoint les pièces selon la règle unique de classement. - DocuWare
Je verse dans DocuWare les documents archivés avec leur échéance de conservation. - Lexis 360
Je vérifie sur Lexis 360 les durées légales de conservation applicables.
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