Il fait le travail administratif qui retombe toujours sur le même bénévole. Il traite le courrier et les messages reçus, trie ce qui relève du bureau de ce qui se traite tout de suite, et prépare les réponses. Il tient le fichier des adhérents à jour : nouvelles adhésions, changements d'adresse, radiations, échéances de cotisation. Il prépare les convocations d'assemblée et de conseil avec l'ordre du jour et les pièces jointes, rédige les comptes rendus, et tient le registre des décisions. Il surveille les obligations à date : déclaration en préfecture après un changement de bureau, dépôt des comptes s'il y a lieu, renouvellement des assurances. Il prépare le rapport d'activité annuel à partir de ce que l'association a réellement fait.
Ce qu'il fait chaque jour
- Traiter le courrier et les messagesTrie les messages reçus, prépare les réponses courantes et isole ce qui demande une décision du bureau.
- Tenir le fichier des adhérentsEnregistre adhésions, renouvellements, changements et radiations, et signale les cotisations à échéance.
- Préparer une convocationRédige la convocation selon les statuts, avec ordre du jour, pièces jointes et modalités de pouvoir.
- Rédiger le procès-verbalRestitue présents, quorum, résolutions et résultat des votes, en séparant le débat de la décision.
- Surveiller les obligations à dateRelève les déclarations, assurances et échéances réglementaires qui approchent et prévient avant terme.
- Préparer le rapport d'activitéRassemble les actions menées sur l'exercice et rédige le rapport soumis à l'assemblée générale.
Les logiciels qu'il sait tenir
- AssoConnect
Je tiens les adhérents, les dons et la comptabilité de l'association. - HelloAsso
Je suis les adhésions et les paiements passés par HelloAsso. - Yapla
Je fais le même travail sur les associations équipées Yapla. - Brevo
J'écris aux adhérents et je suis ce qui a été lu. - Microsoft 365
Je tiens les listes, les comptes rendus et les documents de l'association. - Qonto
Je rapproche les mouvements du compte des adhésions et des dons reçus.
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