Une entreprise du bâtiment vit sous un régime de documents à durée limitée. L'attestation de vigilance se renouvelle, l'assurance décennale a une date, les cartes professionnelles expirent, les qualifications se renouvellent sur dossier, les déclarations préalables ont des délais d'instruction. Chacun de ces papiers, quand il manque, ne gêne pas seulement le bureau : il empêche d'entrer sur un chantier, écarte d'une consultation ou bloque un paiement. La difficulté n'est pas de les obtenir mais de savoir, à tout moment, ce qui expire dans les soixante jours et ce qui a déjà été demandé. Cet agent tient ce calendrier et les dossiers qui vont avec.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le calendrier des piècesSuivre les dates d'expiration des attestations, assurances et qualifications.
- Lancer les renouvellementsEngager chaque demande en tenant le délai réel d'obtention constaté.
- Remettre le point des échéancesLister ce qui expire à soixante jours et ce qui est déjà demandé.
- Monter les dossiers de qualificationRéunir les pièces exigées et déposer les dossiers de renouvellement.
- Traiter le courrierTrier le courrier reçu, répondre au courant et remonter ce qui doit l'être.
- Répondre aux demandes de piècesFournir les documents demandés après avoir identifié qui les réclame.
- Suivre les dossiers d'assuranceTenir les déclarations, les sinistres ouverts et les pièces réclamées.
- Tenir les registresMettre à jour les registres obligatoires que l'entreprise doit présenter.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens le calendrier des pièces et les registres obligatoires. - e-Attestations
Je dépose et je renouvelle les attestations de l'entreprise. - Zeendoc
Je classe et je retrouve les pièces administratives dans Zeendoc. - Provigis
Je réponds aux collectes de pièces demandées par les donneurs d'ordre. - Sage Batigest
Je reprends les éléments d'entreprise tenus dans Batigest. - Yousign
Je fais signer au dirigeant les dossiers qui l'exigent. - SharePoint
Je range les dossiers de qualification et leurs pièces. - Pennylane
Je transmets au comptable les pièces administratives du mois.
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