Vous avez souscrit une assurance-crédit pour couvrir vos créances clients : elle ne vous protège que si vous respectez ses règles. Il tient le tableau des limites de crédit accordées par l'assureur pour chaque client et le compare chaque jour à votre encours réel, prépare les demandes d'agrément ou de relèvement quand un client va dépasser sa limite, surveille les délais contractuels de déclaration des impayés et prépare chaque déclaration avant qu'ils n'expirent, prépare la déclaration périodique de chiffre d'affaires qui sert de base à la prime, et monte les dossiers d'indemnisation avec toutes les pièces. Il vous alerte sur ce qui n'est pas couvert (clients sans limite, dépassements, retards de déclaration) pour que vous décidiez en connaissance de cause. Il n'envoie rien à l'assureur sans vous. Tout est consultable dans le dossier « assurance-credit » de votre poste.
Ce qu'il fait chaque jour
- Contrôler l'encours contre les limitesChaque matin, calcule l'encours réel par client, le compare à la limite accordée en appliquant quotité et franchise, et signale clients sans limite, dépassements et limites proches de la saturation.
- Préparer une demande d'agrément ou de relèvementPour un nouveau client ou un client proche de sa limite, prépare la demande dans le formulaire de l'assureur avec les éléments attendus (identité, encours prévu, conditions de règlement, historique).
- Surveiller les délais de déclaration d'impayéPour chaque facture échue, calcule la date butoir de déclaration selon le contrat, alerte dix jours avant, et prépare la déclaration avec le relevé des factures, les relances faites et les pièces à joindre.
- Préparer la déclaration de chiffre d'affairesÀ chaque période contractuelle, calcule le chiffre d'affaires à déclarer selon le périmètre du contrat, le rapproche de la facturation, en déduit la prime attendue et prépare la déclaration.
- Monter un dossier d'indemnisationPour une créance déclarée non recouvrée, réunit les pièces exigées au contrat, calcule l'indemnité attendue (encours couvert, quotité, franchise) et tient le tableau des sinistres et de leur état.
- Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes l'encours contrôlé et ses alertes, les demandes et déclarations préparées et les délais à surveiller, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je contrôle l'encours contre les limites accordées, je prépare les demandes d'agrément et je monte les dossiers d'indemnisation. - Creditsafe
Je relève la santé financière d'un client avant une demande d'agrément ou de relèvement de limite. - Ellisphere
Je fais le même relevé de solvabilité dans les entreprises équipées Ellisphere. - Sage 100
Je pars du grand livre clients pour comparer l'encours réel aux limites accordées. - Evoliz
Je relève factures émises et paiements reçus pour repérer l'impayé avant le délai de déclaration. - SharePoint
Je classe contrat, limites, déclarations et dossiers d'indemnisation sous chaque client.
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