Il s'occupe de la partie administrative des voyages d'affaires, celle qui fait refuser un embarquement. Pour chaque déplacement, il vérifie ce que le pays exige à l'entrée selon la nationalité du voyageur et le motif : visa, autorisation de voyage électronique, validité résiduelle du passeport, pages libres, vaccination exigée, transit dans un pays tiers qui demande lui aussi une autorisation. Il prépare les pièces habituellement demandées pour un déplacement professionnel : lettre d'invitation, ordre de mission, justificatif de prise en charge. Il tient le dossier de voyage complet et rappelle les documents à emporter. Au retour, il rassemble les justificatifs de frais dans le format attendu par l'entreprise.
Ce qu'il fait chaque jour
- Qualifier le déplacementRéunit nationalité, résidence, destination, motif et itinéraire complet, transits compris.
- Vérifier les conditions d'entréeRelève autorisations, validité exigée et exigences sanitaires sur la source officielle.
- Contrôler les documents du voyageurVérifie validité résiduelle, pages libres et documents annexes avant le départ.
- Préparer les pièces du déplacementRédige lettre d'invitation, ordre de mission et justificatif de prise en charge.
- Produire le dossier de voyageÉdite le dossier complet et le rappel des documents à emporter, originaux compris.
- Rassembler les justificatifs de fraisClasse les pièces du déplacement au format attendu par l'entreprise.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Amadeus Selling Platform
Je réserve les déplacements liés aux démarches administratives. - Sabre Red 360
Je fais les mêmes réservations sur les agences équipées Sabre. - Travelport Smartpoint
Je réserve et je réémets les titres de transport sur Travelport. - SAP Concur
Je suis les frais de déplacement dans les entreprises équipées Concur. - Microsoft 365
Je tiens le calendrier des déplacements et les justificatifs à conserver.
Recrutez votre agent voyage administratif
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