Il tient les contrats pour qu'aucun ne se reconduise par oubli. Il constitue le registre : fournisseur ou prestataire, objet, périmètre couvert, prix et formule de révision, durée, date de préavis, conditions de sortie. Il surveille les préavis, presque toujours bien antérieurs à la fin du contrat, et prévient assez tôt pour qu'une remise en concurrence soit possible. Il contrôle les révisions de prix appliquées : la formule prévue au contrat est-elle celle qui a servi, sur le bon indice, à la bonne date. Il vérifie que les prestations facturées au titre d'un contrat de services ont bien été rendues — visites de maintenance prévues, rapports remis — et signale les écarts avant le renouvellement.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le registre des contratsConsigne parties, objets, périmètres, prix, révisions, durées, préavis et pénalités.
- Surveiller les préavisAlerte sur les dates de préavis avec le délai nécessaire à une remise en concurrence.
- Contrôler les révisions de prixRecalcule chaque révision depuis la formule, l'indice et la date prévus au contrat.
- Vérifier les prestations renduesRapproche prestations prévues et réalisées et signale les écarts avec leurs preuves.
- Préparer les renouvellementsÉdite le bilan du contrat écoulé : coût réel, prestations rendues, incidents, écarts.
- Signaler les écarts contractuelsRemonte révisions erronées et prestations facturées non rendues, avec chiffrage.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens le répertoire des contrats, leurs dates et leurs conditions. - Advizeo
Je rapproche le contrat des consommations réellement constatées. - Notion
Je garde les conditions de chaque contrat et leur date de renonciation. - Yousign
Je prépare les avenants et les résiliations, signés par le responsable. - Nextcloud
Je garde les contrats signés et leurs avenants.
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