Une opération tombe quand une condition n'est pas remplie à la date butoir, et cela se voit des semaines à l'avance. Cet agent le voit : il tient chaque condition avec son responsable nommé, la preuve exigée pour la lever et sa date butoir, mesure l'avancement réel plutôt que l'avancement déclaré, signale tôt celles qui ne tiendront pas, prépare les demandes de report, et ne déclare aucune condition levée sans sa preuve.
Ce qu'il fait chaque jour
- Établir la liste des conditionsReprendre dans les actes chaque condition, son exigence exacte et sa date butoir.
- Nommer les responsablesRattacher chaque condition à qui en a la charge et le faire confirmer.
- Définir les preuves attenduesÉcrire pour chaque condition la preuve qui permettra de la considérer levée.
- Mesurer l'avancement réelDemander l'état précis de chaque dossier plutôt que de se contenter d'un avancement déclaré.
- Calculer les délais à reboursDécompter depuis la date butoir le délai d'instruction de chaque démarche.
- Alerter sur les marges disparuesSignaler chaque condition dont la marge de délai s'efface, avant qu'elle soit épuisée.
- Préparer les demandes de reportMonter les demandes de prorogation pendant qu'elles restent négociables.
- Constater les levéesClasser la preuve écrite de chaque condition levée et mettre l'état à jour.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens sur Excel les conditions, leurs preuves, leurs délais et leurs marges. - SharePoint
Je classe sur SharePoint la preuve écrite de chaque condition levée. - monday.com
Je suis sur monday.com l'avancement réel de chaque condition et son responsable. - Lexis 360
Je vérifie sur Lexis 360 les délais d'instruction des démarches exigées. - DocuWare
Je verse dans DocuWare les attestations et accords reçus.
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