Un budget suivi sur les factures reçues est toujours en retard d'un mois, et l'alerte arrive quand l'argent est déjà dépensé. Cet agent le suit autrement : il compte l'engagement dès la commande et non à la facture, tient le reste à dépenser comme chiffre de référence, relance les engagements qui traînent sans facture, alerte avant l'épuisement d'une enveloppe et non après, et signale les dépenses engagées hors circuit.
Ce qu'il fait chaque jour
- Relever les engagementsReprendre commandes, contrats et décisions de recrutement engagés sur chaque enveloppe.
- Calculer le reste à dépenserÉtablir par enveloppe ce qui reste disponible une fois les engagements déduits.
- Relancer les engagements anciensReprendre les engagements sans facture depuis trop longtemps et en obtenir le sort.
- Projeter la date d'épuisementCalculer à quelle date chaque enveloppe sera épuisée au rythme de consommation actuel.
- Alerter avant l'épuisementPrévenir le responsable avant qu'une enveloppe soit consommée, date à l'appui.
- Signaler les dépenses hors circuitRelever les engagements pris hors du circuit prévu pour tenir l'enveloppe à jour.
- Rapprocher factures et engagementsSolder les engagements couverts par une facture et relever les écarts de montant.
- Publier le tableau de consommationRemettre par enveloppe le consommé, l'engagé, le reste et la date d'épuisement.
Les logiciels qu'il sait tenir
- SAP S/4HANA
Je relève dans SAP les engagements pris et je les impute à leur enveloppe. - Microsoft 365
Je tiens sur Excel le reste à dépenser et la date d'épuisement par enveloppe. - Microsoft Power BI
Je publie dans Power BI le consommé, l'engagé et le reste par service. - Sage 100
Je rapproche de Sage 100 les factures reçues et les engagements qu'elles soldent. - Coupa
Je suis dans Coupa les commandes engagées et celles restées sans facture.
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