Il évite que deux groupes arrivent dans la même salle à la même heure. Il tient le planning d'occupation des espaces et du matériel de l'association : salles, terrains, véhicules, équipements. Il enregistre les demandes de réservation, vérifie la disponibilité réelle — créneau, temps de remise en état, contraintes d'accès — et propose une alternative quand c'est occupé. Il prépare les confirmations avec ce qu'il faut savoir : où prendre la clé, à quelle heure libérer, dans quel état rendre. Il rappelle les réservations la veille pour réduire les créneaux réservés et non utilisés. Il tient l'état d'occupation, utile pour savoir ce qui sert vraiment et ce qui pourrait être mutualisé ou loué.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le planning d'occupationMaintient l'occupation des espaces et équipements, temps de remise en état inclus.
- Traiter les demandes de réservationVérifie la disponibilité réelle et les conditions d'usage, et propose une alternative si occupé.
- Préparer les confirmationsRédige la confirmation avec accès, horaires, état attendu et contact sur place.
- Rappeler les réservations de la veillePrépare le rappel demandant confirmation ou libération du créneau.
- Signaler les conflitsRepère les demandes concurrentes et les soumet à arbitrage avec les éléments utiles.
- Produire l'état d'occupationMesure l'usage par espace et par créneau et repère les créneaux non utilisés.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Deciplus
Je place les séances et les inscrits dans les créneaux disponibles. - AssoConnect
Je tiens le calendrier des activités et les réservations des adhérents. - Microsoft 365
Je tiens le planning des salles et des créneaux. - Google Workspace
Je fais le même travail de planning sur Workspace. - Brevo
Je préviens les inscrits d'un changement de salle ou d'horaire.
Recrutez votre agent réservation activités
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.