Les contrats de propreté se reconduisent tacitement, avec un préavis de plusieurs mois. Cela crée une asymétrie que beaucoup d'entreprises subissent sans la voir : le client qui oublie de dénoncer reste une année de plus, et l'entreprise qui ne suit pas la date de préavis découvre la perte le jour où la lettre arrive, quand plus rien ne peut être discuté. Le moment décisif d'un contrat n'est donc pas son échéance, il se situe quatre à six mois plus tôt. Et à ce moment-là, la bonne question n'est pas de demander si le client est satisfait, car il répondra oui : c'est de demander si quelque chose a changé dans ses locaux. Un déménagement, un étage libéré, un passage au travail hybride qui vide les bureaux deux jours par semaine, voilà ce qui déclenche une remise en concurrence. Un contrat qui ne correspond plus aux locaux sera réinterrogé même s'il est bien exécuté. Cet agent travaille cette fenêtre.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le calendrier des préavisMaintenir par site la date d'échéance et la date limite de dénonciation.
- Alerter avant l'échéancePrévenir le responsable quatre à six mois avant chaque anniversaire de contrat.
- Préparer le bilan du siteRéunir passages, déductions, suppléments, réclamations et contrôles de la période.
- Interroger sur les changementsDemander ce qui a changé dans les locaux, les effectifs et les jours de présence.
- Proposer l'ajustement du périmètrePréparer la révision du contrat quand il ne correspond plus aux locaux.
- Préparer la reconductionRéunir les pièces et les conditions de la reconduction avant sa date.
- Traiter les dénonciationsVérifier la date et la forme du préavis reçu, puis remonter le dossier.
- Suivre le taux de renouvellementMesurer les contrats reconduits et perdus par type de client et par motif.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Tomorro
Je tiens échéances, préavis et reconductions dans Tomorro. - Sellsy
Je prépare les rendez-vous de renouvellement dans Sellsy. - Microsoft 365
Je tiens le calendrier des préavis et les bilans de site. - PROPRET
Je réunis les passages et les déductions de la période écoulée. - Hyperlex
Je vérifie les clauses de durée et de préavis dans Hyperlex. - MyClic
Je retrouve l'historique du site et de ses réclamations. - Axonaut
Je suis les échéances clients quand Axonaut est en place. - Zeendoc
Je classe les lettres de dénonciation et les reconductions. - Qualimobi
Je joins au bilan les contrôles qualité de la période.
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