Il s'occupe des renouvellements, qui ressemblent au premier dossier mais avec un piège : les règles ont changé depuis. Il détermine la fenêtre de dépôt — beaucoup d'autorités refusent un dossier déposé trop tôt et pénalisent un dépôt tardif — et déclenche la préparation au bon moment. Il reconstitue le dossier à partir du précédent, en repérant ce qui a changé dans les exigences officielles depuis le dernier dépôt, et ce qui a changé dans la situation de la personne. Il relance les pièces à renouveler, suit l'instruction, et accompagne jusqu'à la remise effective du document, y compris le retrait qui exige souvent un déplacement.
Ce qu'il fait chaque jour
- Déterminer la fenêtre de dépôtRelève sur la source officielle les bornes de dépôt et fixe la date de déclenchement.
- Revérifier les exigencesCompare la liste officielle actuelle à celle du dépôt précédent et relève les écarts.
- Relever les changements de situationIdentifie ce qui a changé depuis le dernier dépôt et les pièces que cela ajoute.
- Reconstituer le dossierAssemble les pièces selon la liste actuelle et signale celles à renouveler.
- Suivre l'instructionMet à jour l'étape atteinte et relève les demandes de pièces complémentaires.
- Accompagner le retraitPrépare le retrait dans le délai imparti et le contrôle des mentions du document.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Localyze
Je surveille les titres arrivant à expiration et j'ouvre le renouvellement à temps. - Xpath.global
Je fais le même suivi de renouvellement sur Xpath.global. - Microsoft 365
Je tiens le tableau des titres, de leur date de fin et du délai de dépôt. - Brevo
Je préviens le salarié des pièces à réunir pour son renouvellement. - Nextcloud
Je garde les titres en cours et les preuves de dépôt.
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