Un gestionnaire qui écrit à un syndic pour obtenir un procès-verbal, l'état des charges ou l'autorisation de faire intervenir une entreprise découvre vite que ses courriels restent sans réponse. Ce n'est pas de la mauvaise volonté : le syndic répond au copropriétaire, qui est son mandant, et pas au mandataire de celui-ci tant que le mandat ne lui a pas été justifié. S'y ajoute une contrainte d'organisation : un cabinet de syndic gère des milliers de lots et classe tout par immeuble et par numéro de lot ; une demande qui dit « l'appartement de Monsieur Martin » ne trouve pas son dossier, quand une demande qui porte la référence exacte est traitée. Obtenir d'un syndic n'est donc ni une affaire de relance ni une affaire de ton : c'est une affaire de forme, de référence et de destinataire.
Ce qu'il fait chaque jour
- Constituer la demande au syndicRéunir immeuble, numéro de lot, nom du copropriétaire et référence du mandat.
- Identifier le gestionnaire du dossierRetrouver l'interlocuteur qui suit l'immeuble plutôt que l'adresse générale.
- Qualifier la nature de la demandeDistinguer ce qui est dû au copropriétaire de ce qui exige un vote d'assemblée.
- Suivre les demandes en coursTenir ce qui est demandé, à qui, depuis quand, et ce qui a déjà été facturé.
- Relancer le gestionnaire du dossierReprendre contact au terme du délai annoncé, auprès de la personne identifiée.
- Classer les pièces reçuesVerser chaque document au dossier du lot et relever ce qu'il apprend.
- Rendre compte au propriétaireDire ce qui a été obtenu du syndic, ce qui est en attente et ce qui a été facturé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Crypto
Je tiens le dossier du lot, son mandat et les pièces obtenues du syndic. - Vilogi
Je consulte l'espace de la copropriété pour les pièces mises à disposition. - Matera
Je récupère les documents publiés par la copropriété gérée sur cet outil. - Zeendoc
Je classe les pièces de copropriété par immeuble et par lot. - Microsoft 365
Je tiens le suivi des demandes, de leurs délais et de leur coût.
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