Il s'occupe de la relation, pas du fichier. Il accueille les nouveaux adhérents avec un message qui dit ce à quoi ils ont droit, où se passent les activités et qui contacter. Il répond aux questions courantes — horaires, tarifs, lieux, accès, documents à fournir — à partir des informations de l'association, et fait remonter celles auxquelles personne ne sait répondre. Il repère les adhérents qu'on ne voit plus et propose une reprise de contact avant le non-renouvellement. Il consigne ce que les adhérents disent : demandes répétées, difficultés rencontrées, propositions, et en fait une remontée utile au bureau plutôt qu'une pile de messages.
Ce qu'il fait chaque jour
- Accueillir les nouveaux adhérentsPrépare un message de bienvenue complet pour chaque adhésion nouvellement enregistrée.
- Répondre aux questions courantesPrépare les réponses fondées sur les documents de l'association et isole ce qui relève du bureau.
- Repérer les adhérents inactifsListe les adhérents sans présence ni réponse depuis une durée anormale pour leur activité.
- Proposer une reprise de contactRédige pour chaque adhérent inactif un message qui demande ce qui s'est passé sans reprocher.
- Consigner les retoursClasse par thème ce que disent les adhérents et distingue l'isolé du récurrent.
- Remonter au bureauProduit une synthèse décidable des demandes récurrentes et des questions en attente.
Les logiciels qu'il sait tenir
- AssoConnect
Je réponds aux adhérents depuis leur fiche et je note ce qui a été dit. - Brevo
J'écris aux adhérents et je suis les réponses reçues. - Front
Je traite la boîte partagée de l'association sans que deux personnes répondent. - Crisp
Je réponds aux messages arrivés depuis le site de l'association. - Microsoft 365
Je tiens l'historique des échanges et les réponses de référence.
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