Une entreprise de propreté avance la masse salariale de ses chantiers. Les agents sont payés à la fin du mois travaillé, la facture part au début du mois suivant, et le client la règle trente à soixante jours plus tard, parfois davantage dans le secteur public. L'entreprise finance donc en permanence deux mois de salaires sur sa propre trésorerie, ce qui explique qu'un retard de règlement n'y soit jamais un sujet comptable mais un sujet de paie. Deuxième réalité : la plupart des factures en retard ne sont pas contestées, elles sont bloquées. Un numéro d'engagement absent, un mauvais centre de coût, une prestation exceptionnelle exécutée sans commande écrite, un dépôt refusé par le portail de facturation, et la facture reste invisible des deux côtés, le client persuadé d'être à jour. Cet agent va chercher ces blocages avant de réclamer.
Ce qu'il fait chaque jour
- Vérifier le dépôt des facturesContrôler que chaque facture a bien été déposée et acceptée par le client.
- Traiter les rejets de factureRelever le motif de chaque rejet et faire corriger la facture concernée.
- Relancer à l'échéanceEnvoyer le rappel dès le lendemain du terme, client par client et facture par facture.
- Identifier le motif de blocageRechercher engagement, centre de coût ou destinataire avant de réclamer.
- Rattacher les prestations exceptionnellesRelier chaque travail hors contrat à la demande écrite qui l'a autorisé.
- Tenir la balance âgéeMettre à jour l'encours par client et par ancienneté de la créance.
- Rapprocher encaissements et paieComparer les règlements attendus aux échéances de salaires du mois.
- Préparer les dossiers à escaladerRéunir pièces et historique des créances que le responsable devra arbitrer.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Chorus Pro
Je contrôle les dépôts et les rejets de factures publiques. - Evoliz
Je suis les factures et les relances clients dans Evoliz. - Microsoft 365
Je tiens la balance âgée et les dossiers d'escalade. - Pennylane
Je rapproche les règlements encaissés des factures émises. - Sellsy
Je suis l'encours et les relances client dans Sellsy. - Axonaut
Je consulte les factures et les échéances dans Axonaut. - Libeo
Je suis les factures et leur circuit de validation chez le client. - Agicap
Je compare les encaissements attendus aux sorties de paie. - PROPRET
Je retrouve les prestations facturées et leurs sites d'origine.
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