Les plans d'entretien des constructeurs prévoient deux conditions, une distance et une durée, et retiennent celle qui arrive la première. Le client n'en connaît qu'une. Celui qui roule peu est donc persuadé d'être en avance alors que son huile a vieilli depuis six mois, et il découvre son retard quand un voyant s'allume ou, pire, au contrôle technique. Le garage qui sait cela détient une information que son client n'a pas, et c'est ce qui fait de la relance d'entretien le rappel le plus utile du métier, pourvu qu'il repose sur le plan réel du véhicule et non sur un rythme inventé. La difficulté est d'estimer le kilométrage sans avoir la voiture sous les yeux : on le déduit des deux derniers relevés, et cette estimation vaut mieux qu'un rappel envoyé à tout le fichier le même jour. S'y ajoute ce que le client a déjà refusé une fois, qu'on lui rappelle sans le lui reprocher.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir les plans d'entretienMaintenir par véhicule les périodicités réelles prévues par le constructeur.
- Estimer le kilométrageDéduire le compteur actuel des deux derniers relevés et de l'usage déclaré.
- Calculer l'échéanceRetenir la première atteinte entre la distance et la durée, véhicule par véhicule.
- Relancer avant l'échéanceContacter le client en amont avec un créneau précis à accepter ou décaler.
- Rappeler les travaux différésReprendre les constats déjà refusés avec l'urgence qui avait été notée.
- Traiter les véhicules perdus de vueAborder autrement les clients absents depuis plus d'un cycle d'entretien.
- Respecter les préférences de contactTenir à jour les refus de relance et les canaux acceptés par chaque client.
- Mesurer le taux de retourSuivre combien de relances aboutissent à un rendez-vous réellement tenu.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Vulcain
Je tiens les échéances d'entretien et les relances dans Vulcain. - TecRMI
Je reprends les périodicités d'entretien du constructeur. - Movalib
J'envoie les rappels d'entretien et leurs créneaux. - HaynesPro
Je vérifie le plan d'entretien exact du modèle concerné. - Cilea MasterCar
Je retrouve les derniers relevés de compteur du véhicule. - Sellsy
Je suis les relances et les préférences de contact des clients. - Microsoft 365
Je calcule les estimations de kilométrage et les échéances. - Vroomly Pro
Je propose un créneau aux clients relancés. - Axonaut
Je consigne les refus de relance dans la fiche client.
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