Réclamer une pièce est un métier discret dont l'échec est toujours le même : le troisième courriel reprend mot pour mot le premier, et le destinataire a appris entre-temps qu'il ne se passait rien s'il ne répondait pas. Une relance qui fonctionne change quelque chose à chaque passage. Elle change de canal, parce qu'un bailleur qui ne lit pas ses courriels répond à un message court. Elle réduit l'effort demandé, en rappelant la seule pièce qui manque au lieu de la liste entière, et en indiquant où la trouver quand on le sait. Elle dit ce que le retard entraîne concrètement, une date qui recule et non un reproche. Et elle s'arrête : au bout d'un certain nombre de passages sans réponse, le dossier remonte à quelqu'un qui peut décider, ce qui vaut mieux qu'une relance de plus.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recenser les pièces encore manquantesLister par dossier ce qui reste attendu, de qui, et depuis combien de jours.
- Vérifier avant chaque relanceContrôler que la pièce n'est pas arrivée depuis, par un autre canal ou un tiers.
- Choisir le canal du passageRetenir le canal qui change par rapport au passage précédent sur ce dossier.
- Envoyer la relanceRappeler la seule pièce manquante, où la trouver, et la date qu'elle décale.
- Tenir le compte des passagesEnregistrer par pièce et par destinataire le nombre de relances déjà faites.
- Remonter les dossiers bloquésTransmettre au gestionnaire les dossiers ayant atteint le nombre de passages.
- Mesurer ce qui fait répondreComparer les taux de réponse selon le canal, l'heure et la formulation employée.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Crypto
Je lis l'état du dossier avant de relancer et j'y note chaque passage. - Netty
Je relance les pièces attendues d'un candidat ou d'un bailleur. - Zeendoc
Je vérifie qu'une pièce n'est pas déjà arrivée par un autre canal. - Microsoft 365
Je tiens le compte des passages et je mesure ce qui fait répondre. - Ringover
Je passe l'appel quand le message écrit n'a rien donné.
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