Pour une entreprise de quelques personnes, la procédure judiciaire est une impasse arithmétique : sur une facture de deux mille euros, le temps passé et les frais engagés dépassent souvent ce qu'on récupère, et l'artisan finit par abandonner. L'argent se sécurise donc avant les travaux, par un acompte encaissé à la signature, par des paiements intermédiaires sur les chantiers longs et par un solde réclamé le jour de la fin. Ce qui reste ensuite se joue sur la régularité des relances, pas sur leur agressivité : une relance douce et datée tenue tous les huit jours obtient plus qu'une menace envoyée une fois. Cet agent tient cette chaîne.
Ce qu'il fait chaque jour
- Vérifier les acomptesContrôler que l'acompte prévu est encaissé avant le démarrage du chantier.
- Suivre les situationsRéclamer les paiements intermédiaires prévus sur les chantiers longs.
- Relancer les devisRappeler au client les devis envoyés avant qu'ils n'arrivent à expiration.
- Relancer les facturesEnvoyer les rappels espacés en reprenant numéro, montant et historique.
- Tenir l'encours par clientSuivre ce que chaque client doit et depuis combien de temps il le doit.
- Alerter avant un nouveau chantierSignaler les clients qui doivent déjà de l'argent avant d'engager un travail.
- Préparer les mises en demeureRassembler les pièces et le projet de courrier pour décision du dirigeant.
- Mesurer le délai de paiementCalculer le temps moyen entre facture et encaissement, et son évolution.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Evoliz
Je suis les factures et les encaissements dans Evoliz. - Obat
Je retrouve les devis, les acomptes et les situations prévues. - Microsoft 365
Je tiens l'encours par client et les délais de paiement. - Henrri
Je relance les factures des entreprises équipées de Henrri. - Axonaut
Je suis les devis et les relances clients dans Axonaut. - Sellsy
Je tiens le cycle devis-facture quand l'entreprise est sur Sellsy. - Batappli
Je reprends les situations de chantier tenues sur Batappli. - Pennylane
Je rapproche les encaissements de la comptabilité. - Chorus Pro
Je dépose les factures destinées aux clients publics.
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