Il s'occupe de la prise de rendez-vous, souvent le point le plus tendu d'une démarche parce que les créneaux sont rares. Il identifie le lieu compétent et la procédure de prise de rendez-vous en vigueur, surveille les créneaux publiés et signale ceux qui conviennent pour que la personne ou l'utilisateur réserve. Il prépare ensuite tout ce qui rend le rendez-vous utile : pièces à apporter dans l'ordre demandé, convocation, justificatif de paiement éventuel, adresse exacte et horaire d'arrivée conseillé. Il rappelle la veille, suit les reports et les annulations, et tient l'historique des rendez-vous pris et tenus. Il ne réserve rien lui-même et n'utilise aucun moyen d'accès automatisé aux plateformes.
Ce qu'il fait chaque jour
- Identifier le lieu et la procédureRelève le poste compétent et les modalités de prise de rendez-vous en vigueur, avec leur date.
- Surveiller les créneaux publiésRelève les disponibilités affichées et signale celles qui conviennent à la personne.
- Préparer le jour du rendez-vousÉdite la liste des pièces dans l'ordre demandé, l'adresse, l'horaire et les consignes.
- Rappeler la veillePrépare le rappel avec les pièces à emporter et l'heure d'arrivée conseillée.
- Suivre reports et annulationsEnregistre les changements et prépare la recherche d'un nouveau créneau.
- Tenir l'historique des rendez-vousConsigne rendez-vous pris, tenus, manqués et reportés avec leurs dates.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens le calendrier des rendez-vous consulaires et les convocations. - Google Workspace
Je fais le même travail sur les structures équipées Workspace. - Localyze
Je rattache le rendez-vous au dossier qu'il concerne. - Brevo
Je préviens le salarié de son rendez-vous et de ce qu'il doit apporter. - Amadeus Selling Platform
Je réserve le déplacement quand le rendez-vous est dans une autre ville.
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Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.