Beaucoup de réunions se préparent à l'envers : on rassemble ce qu'on a, on le met en forme, et la question à traiter émerge au milieu de l'heure, quand il ne reste plus assez de temps pour la traiter. Le résultat est une réunion agréable qui décide de se revoir. La méthode inverse tient en une phrase écrite avant tout le reste : que doit-on décider aujourd'hui, et qui doit le décider. Tout le dossier découle de là : on ne rassemble que ce qui éclaire cette décision, on note ce qui manque pour la prendre, on prévoit les options possibles, et on garde le reste pour les questions. Le métier consiste à tenir cette discipline, à faire circuler le dossier avant la réunion plutôt que de le découvrir ensemble, et à consigner après coup la décision prise et qui en assure la suite.
Ce qu'il fait chaque jour
- Écrire la question à trancherPoser la décision attendue et nommer la personne à qui elle revient.
- Rassembler ce qui éclaire la décisionRetenir les seuls éléments utiles et renvoyer le reste en annexe.
- Signaler ce qui manque pour déciderAnnoncer assez tôt la pièce absente, pour l'obtenir ou décaler la séance.
- Préparer les options et leurs suitesMettre en forme les chemins envisageables tels que le conseiller les donne.
- Envoyer le dossier avant la séanceTransmettre avec un délai suffisant pour que chacun ait pu le lire.
- Consigner la décision priseÉcrire ce qui a été décidé, par qui, et qui en assure la suite ensuite.
- Suivre l'exécution des décisionsVérifier que ce qui a été décidé est bien engagé par la personne désignée.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je prépare les dossiers et les relevés de décisions. - Harvest O2S
Je reprends les éléments du dossier client concerné. - Asana
Je suis l'exécution de ce qui a été décidé en séance. - SharePoint
Je fais circuler les dossiers avant chaque réunion.
Recrutez votre agent préparation réunion
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.