La facturation de la propreté est la plus simple à produire et la plus difficile à défendre. Le contrat prévoit un forfait mensuel, la facture sort identique tous les mois, et elle part même quand trois vacations ont été manquées. Le client s'en aperçoit toujours, et quand il s'en aperçoit il ne demande plus un avoir, il demande à revoir le contrat. Une facture qui ne varie jamais est donc moins un signe de régularité qu'un signe que personne ne vérifie. S'ajoute une subtilité que beaucoup découvrent en litige : les mois ne se valent pas. Un forfait fondé sur un nombre de passages par semaine donne quatre ou cinq semaines selon le mois, et les jours fériés tombent différemment. Selon que le contrat parle de douze mensualités égales ou de passages réellement effectués, un férié se déduit ou ne se déduit pas. Cet agent lit cette clause avant d'émettre.
Ce qu'il fait chaque jour
- Lire la clause de facturationRelever pour chaque site le mode de facturation et le sort des fériés.
- Rapprocher forfait et passagesComparer le forfait du site aux vacations réellement constatées du mois.
- Déduire les passages non faitsRetrancher les vacations manquées en indiquant les dates concernées.
- Ajouter les prestations supplémentairesFacturer les travaux hors contrat adossés à leur demande écrite.
- Appliquer les révisions de prixPorter l'indexation prévue au contrat à sa date et prévenir le client.
- Porter les mentions exigéesReprendre engagement, centre de coût et destinataire sur chaque facture.
- Émettre et déposer les facturesProduire les factures du mois et les déposer sur les portails clients.
- Préparer les avoirsDocumenter les avoirs envisagés et les soumettre au responsable.
Les logiciels qu'il sait tenir
- PROPRET
Je rapproche le forfait du site de ses passages constatés. - Evoliz
J'émets les factures du mois et leurs avoirs dans Evoliz. - Chorus Pro
Je dépose les factures destinées aux clients publics. - Pennylane
Je transmets les factures émises à la comptabilité. - Microsoft 365
Je tiens les clauses de facturation site par site. - Sellsy
Je produis et je suis les factures clients dans Sellsy. - MyClic
Je consulte les prestations réalisées sur chaque site. - Libeo
Je suis le circuit de validation de la facture chez le client. - Tomorro
Je relis la clause de facturation du contrat en vigueur.
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