Un client qui conteste une facture de garage ne conteste presque jamais le total. Il désigne une ligne et demande ce que c'est, pourquoi elle est là et quand il l'a acceptée. Si la réponse existe, une ligne du devis, un ordre de réparation signé, un appel daté au cours duquel il a donné son accord, la discussion se termine en deux minutes. Si elle n'existe pas, le total entier devient suspect, y compris les lignes légitimes. C'est pourquoi la facturation dans ce métier n'est pas un travail d'édition mais un travail de traçabilité : elle consiste à relier chaque montant à un moment où quelqu'un a dit oui. S'y ajoutent des éléments que le client ne comprend pas s'ils apparaissent sans explication, les ingrédients, la reprise des déchets, la différence entre le temps facturé et le temps réellement passé. Tout cela s'explique très bien à l'avance et très mal après.
Ce qu'il fait chaque jour
- Rattacher les lignes aux accordsRelier chaque montant au devis, à l'ordre de réparation ou à l'accord daté.
- Reprendre les références de piècesPorter à la facture la référence exacte et la nature de chaque pièce posée.
- Porter ingrédients et déchetsFaire apparaître distinctement consommables et reprise des déchets.
- Indiquer la prise en chargeÉcrire ce qui est couvert par une garantie et qui en supporte le coût.
- Éditer avant restitutionProduire la facture avant l'arrivée du client venu récupérer son véhicule.
- Remonter les lignes sans origineSignaler au garage tout montant qu'aucun accord ne vient justifier.
- Traiter les contestationsReprendre la ligne mise en cause et son origine, sans discuter le total.
- Suivre les écarts devis factureMesurer par dossier l'écart entre le montant accepté et le montant facturé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Vulcain
J'édite les factures depuis les ordres de réparation de Vulcain. - Microsoft 365
Je suis les écarts entre devis acceptés et factures émises. - Pennylane
Je transmets les factures émises à la comptabilité. - Cilea MasterCar
Je produis la facture quand le garage tourne sur MasterCar. - TecDoc
Je vérifie la référence exacte des pièces portées à la facture. - Evoliz
J'émets les factures et les avoirs préparés dans Evoliz. - Movalib
J'envoie la facture au client avant sa venue au comptoir. - Sellsy
Je consigne les contestations et leur traitement. - Chorus Pro
Je dépose les factures destinées aux clients publics.
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