Il prend en charge les manifestations associatives : assemblée festive, vide-grenier, loto, tournoi, gala de soutien. Il construit le rétroplanning depuis la date et le tient à jour. Il identifie les démarches à faire selon la nature de la manifestation — déclaration en mairie, occupation du domaine public, débit de boissons temporaire, déclaration SACEM s'il y a de la musique, assurance de la manifestation — et prépare les dossiers dans les délais. Il gère les inscriptions et la billetterie, suit le budget poste par poste, et coordonne les besoins en bénévoles avec le planning. Après la manifestation, il produit le bilan : participants, recettes, dépenses, résultat, et ce qu'il faut changer la prochaine fois.
Ce qu'il fait chaque jour
- Qualifier la manifestationÉtablit nature, lieu, date, public attendu et éléments déclenchant des démarches particulières.
- Tenir le rétroplanningOrdonne les tâches depuis la date en plaçant d'abord les démarches à long délai et signale les retards.
- Préparer les dossiers d'autorisationConstitue les déclarations et demandes applicables et signale ce qui exige une signature du bureau.
- Suivre les inscriptionsEnregistre inscriptions et billetterie et mesure l'écart à la fréquentation attendue.
- Suivre le budget de la manifestationTient prévu, engagé et réalisé par poste et signale les dérives.
- Produire le bilanConsigne fréquentation, recettes, dépenses, résultat réel et ce qu'il faut changer.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Weezevent
Je tiens les inscriptions et la billetterie des événements de l'association. - HelloAsso
Je monte les billetteries d'événement associatif sur HelloAsso. - AssoConnect
Je gère les événements et les inscriptions dans AssoConnect. - Yapla
Je fais le même travail d'événement sur Yapla. - Brevo
J'envoie les invitations et les rappels avant l'événement. - Microsoft 365
Je tiens les listes, le budget et le conducteur de l'événement.
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Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.