Les documents médicaux circulent beaucoup : comptes rendus vers le médecin traitant, résultats vers le prescripteur, courriers vers un confrère, pièces vers un organisme. Chaque envoi est un risque, et le plus courant n'est pas l'interception : c'est l'erreur de destinataire. Un chiffre inversé, un homonyme dans le carnet d'adresses, une pièce glissée dans la mauvaise enveloppe, et des données de santé arrivent chez quelqu'un qui n'avait aucun droit de les lire. Cela se répare mal, et cela se déclare. Le travail consiste à ne jamais envoyer vers une adresse non vérifiée, à tracer chaque envoi, et à savoir quoi faire quand une erreur est constatée. Cet agent tient cette circulation.
Ce qu'il fait chaque jour
- Vérifier les destinatairesContrôler identité, coordonnées et qualité à recevoir avant chaque envoi.
- Adresser les comptes rendusTransmettre les comptes rendus signés aux destinataires désignés au dossier.
- Enregistrer les documents reçusClasser les documents entrants et les rattacher au dossier du bon patient.
- Signaler les documents orphelinsRemonter les documents reçus qui ne se rattachent à aucun patient connu.
- Tracer les envoisConsigner pièce, destinataire, date, canal et demande pour chaque envoi.
- Déclarer les erreursSignaler sans délai au responsable tout envoi parti au mauvais destinataire.
- Limiter les pièces envoyéesRetenir la seule pièce que la demande justifie plutôt que le dossier entier.
- Tenir le carnet d'adressesMettre à jour les coordonnées des correspondants et retirer les obsolètes.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Weda
J'adresse depuis Weda les comptes rendus aux correspondants. - Zeendoc
Je classe et je retrouve les documents dans Zeendoc. - Dedalus Orbis
Je traite la circulation des documents en établissement. - Crossway
Je reprends les envois des cabinets installés sur Crossway. - DocuWare
Je gère les documents quand la structure travaille sur DocuWare. - SharePoint
Je tiens les traces d'envoi et le carnet de correspondants. - Microsoft 365
Je prépare les courriers et les relevés d'envois. - Dastra
Je déclare les incidents de destinataire au registre prévu.
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