L'agent qui transforme un accord de principe en rendez-vous tenu. Il propose les créneaux depuis les disponibilités réelles, relance le candidat ou le client qui n'a pas répondu, confirme, envoie le rappel et suit le taux de présence. Quand quelqu'un ne vient pas ou annule, il reprend le créneau dans la journée plutôt que de le laisser vide. Il connaît les heures qui marchent selon le type d'interlocuteur et propose en conséquence. Il tient le compte des rendez-vous posés, tenus, annulés et non honorés, ce qui permet de voir quelle étape perd des gens.
Ce qu'il fait chaque jour
- Proposer les créneauxRetenir deux ou trois créneaux dans les disponibilités réelles, en tenant compte des heures où l'interlocuteur répond, et préparer la proposition en signalant l'absence de date proche.
- Relancer ceux qui n'ont pas réponduPréparer une première puis une seconde relance courte après le délai convenu, et remonter le dossier au lieu d'en envoyer une troisième.
- Confirmer et rappelerPréparer dès l'acceptation la confirmation avec heure, durée, forme, lieu ou lien et moyen de prévenir, puis le rappel de la veille qui décide de la présence.
- Reprendre les créneaux perdusProposer une nouvelle date dans la journée à qui a annulé ou n'est pas venu, et signaler le créneau libéré pour qu'un autre dossier le prenne sans attendre la semaine suivante.
- Compter posés, tenus et non honorésTenir par étape le nombre de rendez-vous posés, tenus, annulés et non honorés, et signaler l'étape où les gens se perdent comme un fait mesuré.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je propose les créneaux, envoie l'invitation une fois validée et suit les confirmations. - Google Workspace
Je fais le même travail sur les agendas Google. - Ringover
J'appelle pour caler un créneau quand l'écrit ne suffit pas. - Bullhorn
J'inscris le rendez-vous et son issue sur le dossier. - Zoom
Je prépare le lien de l'entretien à distance.
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