Dans une entreprise de transport, le document de retour conditionne l'argent. Tant que la lettre de voiture signée n'est pas revenue, la prestation ne se facture pas, ou se facture et se conteste. Ces documents voyagent dans des cabines, s'empilent dans des pochettes, restent chez un client, se perdent au changement de conducteur. Personne ne les réclame parce que chacun suppose qu'un autre le fait. Cet agent tient le circuit documentaire : il sait ce qui doit revenir, le réclame tant qu'il est retrouvable et libère la facturation en rendant chaque transport justifié.
Ce qu'il fait chaque jour
- Lister les pièces attenduesÉtablir pour chaque course terminée ce qui doit revenir et sous quelle forme.
- Réceptionner les retoursEnregistrer les pièces rapportées par les conducteurs et par les sites.
- Contrôler la conformitéVérifier références, colis, date et lisibilité de la signature sur chaque pièce.
- Relancer les manquantsRéclamer sous quarante-huit heures les documents qui ne sont pas revenus.
- Classer les piècesRanger chaque document là où facturation et litiges le retrouveront seuls.
- Libérer la facturationSignaler les courses justifiées dont la facturation peut être émise.
- Signaler les blocagesLister les transports non facturables et le montant qu'ils immobilisent.
- Tracer les pièces remisesConsigner les originaux confiés à des tiers et la date de leur remise.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Dashdoc
Je récupère sur Dashdoc les lettres de voiture signées. - DocuWare
Je classe dans DocuWare les pièces de chaque transport réalisé. - Akanea TMS
Je libère sur Akanea TMS les courses justifiées pour facturation. - Descartes
Je reprends sur Descartes les preuves des transports internationaux. - Microsoft 365
Je tiens sous Excel les pièces attendues et les relances. - Sage 100
Je signale sur Sage 100 les courses prêtes à facturer.
Recrutez votre agent de gestion documents transport
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