Quand un assuré appelle, écrit ou envoie un message pour signaler un sinistre, il recueille les faits dans l'ordre (quoi, quand, où, qui, dommages, tiers, témoins), lit le constat ou les photos reçues, remplit le formulaire de déclaration au modèle du cabinet ou de la compagnie, contrôle que rien ne manque, calcule la date limite de déclaration prévue par le contrat et prépare l'envoi à la compagnie ainsi que l'accusé de réception à l'assuré, tous deux soumis à votre accord. Il ne se prononce jamais sur la garantie : il déclare, il ne juge pas. Tout son travail est consultable dans le dossier « declarations » de votre poste. Il ne connaît que ce que vous lui ouvrez : vos contrats, vos modèles de déclaration, votre messagerie.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recueillir la déclarationÀ chaque appel, message WhatsApp ou email signalant un sinistre, pose les questions dans l'ordre, note les faits, la date, le lieu, les dommages, les tiers et les pièces disponibles, et crée la fiche de déclaration brute.
- Lire le constat et les photosLit le constat amiable, les photos et les premiers devis reçus, en reporte les mentions utiles dans la fiche de déclaration et signale les incohérences entre le récit et les pièces.
- Remplir le formulaire de déclarationTranspose la fiche de déclaration dans le formulaire du cabinet ou de la compagnie concernée, vérifie chaque rubrique obligatoire, joint la liste des pièces et prépare l'envoi à la compagnie pour validation.
- Préparer l'accusé de réception à l'assuréRédige pour l'assuré un accusé de réception rappelant les faits déclarés, les pièces reçues, celles qui manquent et la suite, sans se prononcer sur la garantie ; envoi après accord.
- Surveiller les délais de déclarationChaque matin, calcule pour chaque déclaration en cours la date limite prévue au contrat, signale celles qui arrivent à échéance sous 48 heures et celles qui ne sont pas encore parties.
- Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les déclarations recueillies, celles prêtes à partir et celles incomplètes avec ce qui manque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Prima Solutions
J'enregistre la déclaration recueillie sous le contrat de l'assuré et j'y suis le délai qui court. - Microsoft 365
Je mets la déclaration en forme, je remplis le formulaire de la compagnie et je prépare l'accusé de réception à l'assuré. - Ringover
Je recueille la déclaration au téléphone et j'en consigne les éléments au dossier. - Adobe Acrobat Pro
Je lis le constat et les photos déposés, et j'en extrais ce que le formulaire réclame. - SharePoint
Je classe constat, photos et pièces sous la référence de la déclaration.
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