Envoyer une convocation ressemble à un courrier de plus jusqu'au jour où un copropriétaire conteste. Alors on ne regarde ni le ton ni la clarté du document : on regarde la date d'envoi, le mode d'envoi, la liste des destinataires et les pièces jointes. Le délai légal court à compter de la réception, ce qui oblige à partir bien plus tôt qu'on ne le croit ; chaque résolution doit être accompagnée des pièces qui permettent d'en juger, devis pour des travaux, contrat pour un renouvellement, projet de budget ; et une résolution mal formulée ne peut pas être votée telle quelle. Une convocation tardive, incomplète, ou adressée à l'ancien propriétaire d'un lot vendu il y a trois mois, et toutes les décisions prises ce soir-là deviennent contestables. Le travail est donc un travail de dates, de listes et de pièces.
Ce qu'il fait chaque jour
- Calculer la date d'envoiRemonter du jour d'assemblée jusqu'à la date d'envoi, acheminement compris.
- Mettre à jour la liste des destinatairesReprendre les mutations intervenues et relever les accords de voie électronique.
- Contrôler la formulation des résolutionsVérifier que chaque point est rédigé de façon à pouvoir être voté tel quel.
- Rassembler les pièces de chaque résolutionJoindre devis, contrats et projets de budget attachés à chaque point voté.
- Préparer les pouvoirs et les votes par correspondanceÉtablir les formulaires joints à la convocation et leurs modalités de retour.
- Envoyer les convocationsExpédier selon le mode propre à chaque destinataire et à la date calculée.
- Conserver les preuves d'envoiArchiver pour chaque destinataire la date et le mode d'envoi effectivement retenus.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Vilogi
Je tiens l'immeuble, sa liste de copropriétaires et l'ordre du jour. - Crypto
Je reprends les mutations de lots intervenues depuis la dernière assemblée. - Matera
Je convoque depuis l'espace de la copropriété ceux qui l'ont accepté. - Zeendoc
Je joins les devis et contrats archivés à la résolution correspondante. - Microsoft 365
Je tiens la liste des destinataires et le calendrier d'envoi.
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