Un cabinet contrôlé ne se voit pratiquement jamais dire que sa recommandation était mauvaise. Ce qu'on lui demande, c'est de montrer sur quoi elle reposait : quelles informations avaient été recueillies sur le client, quel profil en découlait, en quoi le produit proposé correspondait à ce profil, quels documents lui avaient été remis et quand. Si ces pièces existent et se tiennent, le dossier passe même si le placement s'est mal comporté. Si elles manquent, un conseil parfaitement avisé devient indéfendable. Le métier consiste donc à travailler sur la trace : vérifier que chaque dossier porte ce qu'il doit porter, que les documents réglementaires ont été remis et datés, que les rapports justifiant les recommandations existent, et à signaler les manques tant qu'il est encore possible de les combler.
Ce qu'il fait chaque jour
- Contrôler les pièces obligatoiresVérifier recueil, profil signé, rapport de recommandation et remises datées.
- Vérifier profil et propositionContrôler que le produit proposé correspond bien au profil établi du client.
- Signaler les manques à tempsRemonter ce qui manque tant que la pièce peut encore être régularisée.
- Tenir le registre des réclamationsConsigner chaque réclamation reçue et suivre son traitement dans les délais.
- Suivre formations et habilitationsTenir les heures de formation et les capacités professionnelles à jour.
- Préparer les pièces d'un contrôleRassembler ce qui sera demandé, dossier par dossier, sans rien reconstituer.
- Tenir le registre des écartsConsigner chaque écart constaté, sa date et la suite qui lui a été donnée.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Harvest O2S
Je contrôle les pièces réglementaires de chaque dossier. - Wizio
Je suis la conformité des cabinets équipés de cet outil. - SharePoint
J'archive les preuves de remise et les registres tenus. - Microsoft 365
Je tiens réclamations, habilitations et registre des écarts. - BeCLM
Je reprends les contrôles menés sur cette plateforme.
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