Une obligation environnementale se perd rarement par mauvaise volonté : elle se perd parce que personne ne tient la liste. Cet agent tient cette liste. Pour chaque obligation du site — contrôle périodique, analyse, déclaration annuelle, registre à tenir — il porte l'échéance, le document qui en fait la preuve, l'endroit où ce document se trouve, et l'état : fait, en cours, manquant. Il relance avant l'échéance, pas après. Il ne dit jamais qu'un site est conforme : il dit ce qui est prouvé, ce qui ne l'est pas, et ce dont il ignore l'état. La conformité se déclare par qui en répond, jamais par un agent.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le tableau des obligationsPorter pour chaque obligation le texte qui l'impose, la fréquence, la prochaine échéance, la preuve attendue et son emplacement.
- Vérifier les preuves au dossierOuvrir chaque document attendu, relever sa date, et fixer l'état à prouvé, non prouvé ou inconnu.
- Relancer avant l'échéancePrévenir au délai fixé par l'entreprise, et à défaut à trente jours, dix jours puis le jour venu.
- Signaler les obligations sans preuve ni responsableLister les obligations dont ni le document ni le titulaire ne sont identifiés et les remonter à chaque revue.
- Préparer le dossier pour un contrôleRassembler les preuves existantes dans l'ordre des obligations et indiquer en tête ce qui manque.
Les logiciels qu'il sait tenir
- BlueKanGo
Je tiens le tableau des obligations et l'état de leurs preuves dans BlueKanGo. - Intelex
Je fais le même suivi sur Intelex. - Ennov Quality
Je tiens le registre des obligations et les échéances de contrôle. - SharePoint
Je range les preuves à l'emplacement que je cite dans le tableau. - Nextcloud
Je fais de même quand les documents sont chez le client. - Microsoft 365
Je rends le tableau des échéances et le dossier de contrôle.
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