Il fait la collecte, pièce par pièce, personne par personne. À partir de la liste officielle établie pour la demande, il écrit à chacun ce qu'il doit fournir, sous quel format, dans quelle langue et pour quelle date. Il contrôle ce qui arrive : lisibilité, pages manquantes, validité, traduction quand elle est exigée, concordance des noms entre les pièces — un écart de nom entre passeport et acte d'état civil bloque un dossier. Il relance jusqu'à ce que le dossier soit complet, en nommant la pièce plutôt qu'en rappelant que le dossier ne l'est pas. Il tient l'état de complétude, classe les pièces validées, et supprime ce qui n'a plus à être conservé.
Ce qu'il fait chaque jour
- Établir les demandes de piècesRédige pour chaque personne la liste nominative des pièces avec format, langue et date.
- Réceptionner les piècesEnregistre les documents reçus et les rattache à la ligne de liste correspondante.
- Contrôler la conformitéVérifie lisibilité, validité, traduction exigée et concordance des noms et des dates.
- Signaler les écartsRemonte les divergences entre documents sans jamais les corriger.
- Relancer les pièces manquantesRédige les relances nominatives en nommant la pièce et la date nécessaire.
- Clôturer la collecteClasse les pièces validées et liste celles à supprimer à la clôture de la démarche.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Localyze
Je demande les pièces du dossier et je vois celles qui manquent encore. - Xpath.global
Je fais la même collecte de pièces sur Xpath.global. - Nextcloud
Je range les pièces reçues, chacune au dossier qui la concerne. - SharePoint
Je fais le même classement dans les entreprises équipées SharePoint. - Microsoft 365
Je relance les pièces attendues et je tiens le tableau de ce qui est reçu.
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Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.