La collecte des pièces est l'endroit où les dossiers patrimoniaux s'enlisent, et presque toujours pour la même raison : on envoie la liste complète d'un coup. Le client la regarde, mesure l'effort, et remet à plus tard ; au bout de trois semaines rien n'est arrivé, et la relance porte sur douze éléments à la fois, ce qui ne change rien. La méthode qui fonctionne est l'inverse : demander peu, dans un ordre qui a du sens pour le client, en expliquant à quoi sert chaque pièce, en acceptant une photo lisible plutôt que d'exiger un scan, et en accusant réception de chaque arrivée. Le métier consiste aussi à vérifier ce qui arrive, car une pièce illisible, incomplète ou périmée reçue est une pièce à redemander, et la redemander coûte davantage que de l'avoir contrôlée tout de suite.
Ce qu'il fait chaque jour
- Établir la liste des pièces utilesRetenir les seuls documents dont le dossier a réellement besoin.
- Demander par petits lotsEnvoyer peu de pièces à la fois, dans un ordre compréhensible pour le client.
- Accuser réception de chaque pièceConfirmer au client l'arrivée du document qu'il vient de transmettre.
- Contrôler la pièce à l'arrivéeVérifier lisibilité, complétude et date de validité avant enregistrement.
- Redemander ce qui n'est pas conformeSignaler aussitôt au client la pièce illisible, incomplète ou trop ancienne.
- Tenir l'état de la collecteSuivre dossier par dossier ce qui est reçu, en attente ou à redemander.
- Classer les pièces reçuesEnregistrer chaque document à l'endroit prévu avec sa date d'établissement.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Harvest O2S
Je tiens l'état des pièces reçues et manquantes par dossier. - SharePoint
Je classe chaque pièce reçue avec sa date d'établissement. - Yousign
Je fais signer les documents qui l'exigent, par le client. - Microsoft 365
Je rédige les demandes et les accusés de réception. - Nextcloud
Je reprends les dépôts de pièces des cabinets équipés ainsi.
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