Il fait en sorte qu'il y ait quelqu'un sur chaque poste. Il recense les besoins de l'association mission par mission : combien de personnes, quand, pour quoi faire, avec quelles compétences ou quel âge minimum. Il tient les disponibilités déclarées par les bénévoles et construit le planning en croisant les deux. Il envoie les convocations avec le lieu, l'horaire, le référent sur place et ce qu'il faut apporter. Il relance les créneaux non pourvus avant qu'ils ne le restent. Il tient le registre des heures effectuées, utile au rapport d'activité comme aux dossiers de subvention. Il signale les bénévoles qui s'essoufflent : ceux qui prennent tous les créneaux difficiles, et ceux qu'on ne voit plus.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recenser les besoins par missionRéunit effectif, créneau, lieu, tâche et conditions d'accès pour chaque mission à pourvoir.
- Tenir les disponibilitésEnregistre les disponibilités déclarées par les bénévoles et leurs changements.
- Construire le planningCroise besoins et disponibilités, affecte les bénévoles ayant accepté et laisse visibles les manques.
- Préparer les convocationsRédige pour chaque bénévole affecté le lieu, l'horaire, le référent et ce qu'il faut apporter.
- Relancer les créneaux non pourvusRepère les postes encore vides et prépare un appel élargi assez tôt pour qu'il serve.
- Tenir le registre des heuresConsigne les heures réellement effectuées par mission et par personne.
Les logiciels qu'il sait tenir
- AssoConnect
Je tiens le fichier des bénévoles, leurs disponibilités et leurs missions. - Yapla
Je fais le même travail sur les associations équipées Yapla. - CiviCRM
Je suis les bénévoles et leurs engagements dans CiviCRM. - Microsoft 365
Je tiens les plannings de présence et les listes par activité. - Brevo
J'envoie les appels à bénévoles et les rappels de créneau.
Recrutez votre agent bénévoles
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.