Secrétaire administratif pour sport automobile et écurie de course

Écuries qui engagent des voitures en championnat : pilotes sous licence, voitures à passeport technique, pièces suivies au kilomètre, données de roulage analysées et logistique de paddock d'épreuve en épreuve.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur sport automobile et écurie de course.

Vocabulaire

Engagement: L'inscription d'une voiture et de ses pilotes à une épreuve, à envoyer et payer avant la date limite.
Passeport technique: Le document qui suit la voiture et se présente au contrôle technique avec ses fiches d'homologation.
Ingénieur d'exploitation: L'ingénieur de piste d'une voiture, qui décide des réglages et de la stratégie avec le pilote.
Programme de roulage: Le plan d'une séance : tours, pneus, carburant et essais de réglage dans l'ordre.
Durée de vie d'une pièce: Le kilométrage maximal fixé par le constructeur, au-delà duquel une pièce se change même intacte.
Carnet ATA: Le document douanier qui fait voyager le matériel hors de l'Union européenne sans droits ni taxes.

Documents

Règlement particulier de l'épreuve: Les horaires, procédures et règles propres à une épreuve, complétés par bulletins et additifs.
Fiche de réglage: Le réglage de la voiture à chaque séance, avec les changements et leur effet constaté.
Registre des pièces: L'historique de chaque pièce numérotée : kilomètres, voiture, révisions et contrôles.
Feuille de route: Le document de chaque meeting : horaires, accès au paddock, hôtels et contacts.

Règles

Aucune pièce n'est remise en service au-delà de sa durée de vie ou sans son contrôle.

Aucun engagement ni aucune dépense n'est validé sans le team manager.

Aucun réglage n'est proposé hors des limites du règlement technique de l'épreuve.

L'agent ne touche pas la voiture : il prépare, analyse, suit et organise.

Spécificités

kilomètre roulé: L'unité de vie des pièces et du moteur, mise à jour après chaque séance.
relais: L'unité de stratégie en course d'endurance, calée sur la consommation et le règlement.
séance: L'unité de travail en piste : essais libres, qualifications ou course.
Organisateurs et fédération: Attendent des engagements complets à temps, des licences valides et le respect des règlements.
Pilotes: Attendent une voiture fiable, un programme clair et un débriefing qui écoute leurs remarques.
Constructeur et fournisseurs: Attendent des commandes précises et le respect des durées de vie et des procédures de révision.
Partenaires et sponsors: Attendent visibilité, invitations et résultats, et des comptes rendus de chaque épreuve.; Le calendrier de la saison fixe les dates limites d'engagement des mois à l'avance.; Chaque séance se prépare, se roule, se débriefe et se règle dans la même journée.; Le kilométrage des pièces se met à jour après chaque séance et les fins de vie s'alertent chaque matin.