Agent de traitement de formulaires pour sidérurgie et première transformation

Production d'acier et de produits longs ou plats, où le prix suit les cours et où la logistique se compte en tonnes.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever les nouveaux formulairesToutes les vingt minutes, relève les formulaires arrivés par email, par le formulaire du site ou déposés en fichier, et enregistre les informations extraites ainsi que les pièces jointes dans le dossier d'entrée.
Vérifier la complétude et classerDès qu'un formulaire est enregistré, vérifie que les champs obligatoires du gabarit sont renseignés, signale les champs manquants et classe le formulaire par motif et par degré d'urgence.
Mettre à jour le CRMCrée la fiche contact ou client dans le CRM si elle n'existe pas encore, ou met à jour la fiche existante avec les informations extraites du formulaire classé, sans créer de doublon.
Envoyer l'accusé de réceptionPrépare un accusé de réception adapté au motif du formulaire, avec la référence du dossier et le délai de réponse indicatif, et l'envoie après votre accord.
Planifier les rendez-vous demandésQuand un formulaire demande un rendez-vous ou un rappel, propose des créneaux disponibles, envoie la proposition après votre accord et inscrit le rendez-vous confirmé à l'agenda.
Relancer les formulaires incompletsChaque matin, prépare une relance courtoise pour chaque formulaire resté incomplet, en indiquant précisément les champs manquants, et l'envoie après votre accord.
Bilan quotidien des formulairesEn fin de journée, rédige un état des lieux des formulaires reçus, traités, en attente de complément et routés, et le lit à voix haute si vous êtes présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur sidérurgie et première transformation.

Vocabulaire

Coulée: L'unité de production de l'aciérie ; toute la traçabilité d'un produit remonte à son numéro de coulée.
Nuance: La désignation normalisée de l'acier, qui fixe composition et caractéristiques mécaniques garanties.
Produits longs et produits plats: Les deux grandes familles, poutrelles et barres d'un côté, tôles et bobines de l'autre.
Laminage: La mise à l'épaisseur et à la forme par passages successifs ; à chaud ou à froid, ce n'est pas le même produit.
Certificat de réception: Le document qui rattache le produit à sa coulée et à ses essais, réclamé par tous les clients tracés.
Indexation: La clause qui répercute les cours et l'énergie dans le prix ; sans elle, un contrat long devient une perte.
Tonnage minimal: La quantité en dessous de laquelle une nuance ne se coule pas, et qui oblige à grouper les commandes.
Ferraille: La matière première de la filière électrique, achetée au cours du jour et dont la qualité varie par lot.

Documents

Certificat matière: Il donne composition et caractéristiques du lot et se conserve tant que l'ouvrage produit existe.
Contrat avec clause d'indexation: Il dit comment cours des matières et énergie se répercutent, et à quelle date de référence.
Bulletin de pesée et de chargement: Il constate le tonnage expédié, base de facturation et première vérification à l'arrivée.
Programme de laminage: Il ordonne les campagnes par nuance et par section, et fixe ce qui est produit dans la période.

Règles

Aucun produit tracé ne part sans son certificat matière : le lien avec la coulée ne se reconstitue pas après expédition.

La nuance livrée est celle des analyses du lot : un écart se signale et se fait accepter avant chargement, jamais après.

Un prix ferme sur une longue durée n'est engagé qu'avec une couverture matière et énergie correspondante.

Le tonnage minimal d'une nuance se dit au client dès la demande de prix, pour qu'il puisse grouper ses besoins.

Spécificités

Tonnes: L'unité de production, de vente et de comparaison de toute la filière, sans exception.
Prix de l'énergie au MWh: Un poste de coût qui peut faire basculer la rentabilité d'une campagne entière.
Semaines de délai de coulée: Le vrai délai d'une nuance particulière, qui dépend du programme et non de la volonté commerciale.
Le négociant en acier: Il achète par gros volumes pour redistribuer, et négocie sur le tonnage bien plus que sur le service.
Le transformateur industriel: Il attend une nuance exacte avec son certificat, et refuse un lot dont les caractéristiques dérivent.
Le transporteur lourd: Il conditionne l'expédition ; un créneau manqué immobilise des centaines de tonnes sur le parc.
L'acheteur d'énergie: Il négocie les contrats de fourniture, dont le résultat pèse autant que le prix de vente de l'acier.; Les campagnes se programment par nuance et par section : une commande hors programme attend la campagne suivante.; Le prix de l'énergie et des matières bouge en permanence, et un contrat à prix ferme sur l'année est une prise de position.; La logistique lourde impose ses propres délais : wagon, péniche ou camion se réservent bien avant la date d'expédition.