Gestionnaire de dossiers pour radio

Stations autorisées par l'Arcom qui composent leur antenne à l'heure : programmation musicale sous quotas de chansons françaises, écrans publicitaires vendus à la seconde et diffusions déclarées aux sociétés de droits.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur radio.

Vocabulaire

Horloge: Le partage type d'une heure d'antenne entre catégories de titres, paroles, jingles et écrans publicitaires.
Rotation: La fréquence de passage d'un titre selon sa catégorie, suivie pour éviter l'usure ou l'oubli.
Heures d'écoute significative: Les tranches horaires sur lesquelles l'Arcom mesure les quotas de chansons d'expression française.
Nouveau talent francophone: Un artiste qui n'a pas dépassé un seuil de ventes sur deux albums, compté à part dans les quotas.
Écran publicitaire: Le bloc de messages vendus par la régie, avec ses positions et l'exclusion des annonceurs concurrents.
Trafic: Le service qui saisit les ordres, contrôle les messages, construit les écrans et justifie les diffusions.

Documents

Conducteur: Le déroulé de chaque heure d'antenne : titres, interventions, jingles et écrans publicitaires.
Convention avec l'Arcom: Le texte qui fixe le format de la station, ses engagements et ses quotas.
Justificatif de diffusion: La preuve horaire des messages diffusés, remise aux agences et aux annonceurs.
Relevé de diffusion musicale: La liste des titres diffusés, déclarée aux sociétés de gestion des droits d'auteurs et d'artistes.

Règles

Aucune modification d'un conducteur à l'antenne sans l'accord du directeur des programmes.

Aucun message publicitaire n'est diffusé sans contrôle de sa durée, de son niveau sonore et de ses mentions légales.

Aucun relevé de diffusion ni justificatif ne part sans validation.

L'agent n'anime pas et ne pilote pas la diffusion : il programme, contrôle, rapproche et prépare.

Spécificités

seconde d'antenne: L'unité des écrans publicitaires et du conducteur, où tout se cale à la seconde.
heure d'antenne: L'unité de l'horloge musicale et du contrôle des quotas aux heures d'écoute significative.
spot: L'unité de vente et de facturation de la publicité, avec sa durée et sa position.
Arcom: Attend le respect de la convention, des quotas de chansons françaises et des règles publicitaires.
Annonceurs et agences: Attendent des spots diffusés à l'heure vendue et des justificatifs exacts.
Maisons de disques: Attendent l'écoute de leurs nouveautés et une réponse sur leur entrée en playlist.
Sociétés de gestion des droits: Attendent des relevés de diffusion exacts, au titre près, à chaque échéance.; Le conducteur musical et les écrans publicitaires du lendemain se bâtissent chaque après-midi.; Le diffusé se rapproche du vendu chaque matin, sur le journal de diffusion de la veille.; Les quotas se contrôlent chaque semaine et les relevés de diffusion se déclarent chaque mois.