Assistant de réunion pour production audiovisuelle

Tournages datés avec équipes intermittentes, matériel loué et post-production longue.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Préparer l'ordre du jour et les piècesComposer l'ordre du jour depuis les points annoncés et les actions non closes de la séance précédente, rassembler les documents à lire et les envoyer avec la convocation.
Prendre les notes de séanceConsigner pendant la réunion ce qui est dit sur chaque point, ou transcrire l'enregistrement lorsque l'accord de tous les participants a été annoncé en début de séance.
Tirer les décisions et les actionsProduire deux listes séparées, les décisions dans les termes employés et les actions avec responsable et date, en inscrivant comme à préciser celles dont l'un des deux manque.
Soumettre puis diffuser le relevéPrésenter le relevé à l'animateur pour relecture, puis le diffuser aux participants une fois validé, en archivant la version diffusée avec la réunion qui l'a produite.
Relancer les actions ouvertesComparer chaque semaine les actions non closes à leur date annoncée, préparer la relance de leur responsable et signaler à l'animateur celles qui glissent une seconde fois.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur production audiovisuelle.

Intermittent du spectacle: Le régime des techniciens et artistes engagés au contrat d'usage, avec ses heures à déclarer pour ouvrir leurs droits.
Préproduction: Tout ce qui se décide avant le premier jour de tournage : repérages, plan de travail, distribution, autorisations.
Plan de travail: Le calendrier de tournage séquence par séquence, qui commande les équipes, le matériel et les lieux.
Autorisation de tournage: L'accord du propriétaire du lieu ou de la commune, obtenu avant le tournage, avec ses horaires et ses conditions.
Postproduction: Le montage, l'étalonnage, le mixage et les effets : plus longue que le tournage et presque toujours sous-estimée.
Droits musicaux: Les autorisations d'utiliser une musique, à obtenir auprès de l'éditeur et du producteur du son, distinctes l'une de l'autre.

Contrat de production: L'accord avec le commanditaire ou le diffuseur : livrable, format, droits cédés et échéancier de paiement.
Feuille de service: Le document quotidien envoyé la veille avec les horaires, les lieux, les équipes convoquées et les conditions météo.
Contrat à durée déterminée d'usage: Le contrat de chaque technicien et artiste, établi avant la prise de poste, avec sa déclaration préalable à l'embauche.
Autorisations de lieu et de droit à l'image: Les accords des lieux et des personnes filmées, sans lesquels la diffusion est juridiquement impossible.
Plan de financement: Le document qui assemble apports, préachats, aides et crédit d'impôt : condition de toute mise en production.

Aucun technicien ni artiste ne travaille avant son contrat signé et sa déclaration préalable à l'embauche.

Aucun tournage sans autorisation du lieu, et aucune diffusion sans les autorisations de droit à l'image des personnes filmées.

Les musiques utilisées disposent de leurs autorisations, auprès de l'éditeur comme du producteur du son.

L'agent n'engage aucune équipe et ne valide aucune livraison : il prépare les feuilles de service, relance et suit les autorisations.

jour de tournage: L'unité de coût la plus lourde : équipe complète, matériel loué et lieu réservé pour la journée entière.
cachet: L'unité de rémunération des intermittents, déclarée en heures pour l'ouverture de leurs droits.
minute livrée: L'unité du format commandé, qui ne dit rien du temps passé mais tout de ce que le client attend.
Commanditaire ou diffuseur: Attend un livrable au format exact demandé, à la date prévue, et des droits cédés qui couvrent sa diffusion.
Équipe technique: Attend une feuille de service claire la veille, des horaires tenus et des contrats signés avant le premier jour.
Loueur de matériel: Attend une réservation ferme, un retour en état et une assurance couvrant le matériel pendant toute la période.
Commune ou propriétaire du lieu: Attend une autorisation demandée à l'avance, des horaires respectés et une remise en état après le tournage.; La préproduction s'étire sur des semaines, le tournage se concentre sur quelques jours qui ne se rejouent pas.; La postproduction occupe l'essentiel du calendrier et concentre les demandes de modification du client.; Les feuilles de service partent la veille au soir : c'est le document que toute l'équipe attend.; Les déclarations d'emploi des intermittents se font à chaque contrat, sans attendre la fin de la production.