Gestionnaire de courrier pour photographie et studio

Prestations datées, cession de droits à écrire, et livraison de fichiers longtemps après la prise de vue.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les arrivéesInscrire au registre chaque courrier arrivé avec sa date de réception réelle, son expéditeur, sa nature, son destinataire interne et sa référence, en signalant tout écart entre la date d'arrivée et celle du traitement.
Isoler les courriers à délaiRepérer les recommandés, les accusés de réception et les courriers ouvrant un temps de réponse, calculer leur date limite depuis la réception et les porter au suivi des délais avec leur preuve.
Orienter vers le bon destinataireTransmettre chaque courrier à la personne compétente selon le plan d'orientation, adresser au responsable administratif ce qui ne s'oriente pas avec certitude, et remonter le jour même les expéditeurs sensibles.
Préparer les courriers sortantsComposer le pli demandé, assembler les pièces annoncées et vérifier que chacune est présente, puis le soumettre au responsable qui relit et expédie lui-même.
Tenir le registre des départsInscrire chaque courrier expédié avec sa date d'envoi, son destinataire, son objet, son mode d'envoi et la preuve associée, et classer cette preuve avec l'entrée correspondante.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur photographie et studio.

Vocabulaire

Cession de droits: Contrat écrit qui délimite l'usage autorisé : support, étendue, durée et territoire. Ce qui n'est pas écrit n'est pas cédé.
Autorisation de droit à l'image: Accord écrit de la personne photographiée pour la diffusion : il se recueille avant la publication, pas après la demande du client.
Fichier livrable et fichier source: Le client reçoit des fichiers finis ; les sources restent au photographe sauf cession expresse, et cela se dit dès le devis.
Repérage: Visite du lieu avant la prestation : lumière, accès et contraintes se constatent avant, jamais le jour même d'un mariage.
Sauvegarde double: Deux copies sur deux supports dès la fin de la prise de vue : sur un événement unique, une carte perdue est sans recours.
Délai de livraison: Temps entre la prise de vue et la remise des fichiers : il s'annonce au devis, et c'est là que naissent la plupart des litiges.

Documents

Devis et contrat de prestation: Porte la date, la durée, les livrables, le délai et l'étendue de la cession de droits : sans lui, tout se discute après coup.
Autorisation de droit à l'image signée: Recueillie auprès de chaque personne reconnaissable, et des deux parents pour un mineur : elle conditionne toute publication.
Facture avec mention de la cession: Détaille la prestation et les droits cédés séparément : mélanger les deux rend la cession incertaine et la facture contestable.
Plan de sauvegarde et d'archivage: Dit où sont les fichiers, combien de temps ils sont gardés et qui peut les redemander : un client revient souvent des années après.

Règles

Une cession de droits s'écrit et se délimite : support, étendue, durée et territoire. Ce qui n'est pas écrit n'est pas cédé, quel que soit l'usage attendu.

Aucune publication d'une personne reconnaissable sans son autorisation écrite, et sans celle des deux parents lorsqu'il s'agit d'un mineur.

Les fichiers sont sauvegardés en double dès la fin de la prise de vue : sur un événement unique, il n'existe aucune seconde chance.

Le délai de livraison annoncé engage : mieux vaut annoncer six semaines et livrer que trois et faire attendre le client deux mois.

Spécificités

Heures de prise de vue: Unité de la prestation sur place, distincte du temps de traitement : les deux se chiffrent séparément sur le devis.
Nombre de fichiers livrés: Le livrable se compte en images finies et non en déclenchements : l'écart entre les deux se dit avant, pour éviter la déception.
Durée et territoire de cession: Les deux bornes d'une cession de droits : une image cédée sans limite se retrouve partout et pour toujours.
Le couple qui se marie: Ne se marie qu'une fois : il attend un repérage, un déroulé écrit et une réponse rapide, car aucune prise de vue ne se refait.
Le client entreprise: Achète une image pour un usage précis et attend que la cession corresponde exactement à cet usage, ni plus ni moins.
La personne photographiée: Peut refuser la diffusion de son image : son accord écrit est la seule protection réelle du photographe comme du client.
Le laboratoire de tirage: Impose des formats, des profils colorimétriques et des délais ; un fichier mal préparé revient et fait perdre la date de livraison.; La saison des mariages, de mai à septembre, concentre les prestations sur les week-ends : le traitement se fait en semaine, des mois durant.; La livraison arrive longtemps après la prise de vue : le client l'oublie, puis s'impatiente, et le délai annoncé doit être tenu à la semaine près.; L'automne amène les portraits d'entreprise et la fin d'année les commandes de tirages : deux activités très différentes à enchaîner.