Assistant de direction pour photographie et studio

Prestations datées, cession de droits à écrire, et livraison de fichiers longtemps après la prise de vue.

Dans une entreprise de photographie et studio, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier ce qui monte et ce qui redescendLire chaque élément arrivé sur les canaux du dirigeant, ne faire monter que ce qui exige son arbitrage avec contexte, enjeu et décision attendue, et préparer la redirection du reste vers la bonne personne.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousMonter la veille au soir, pour chaque rendez-vous du lendemain, une page donnant l'interlocuteur et sa qualité, le dernier échange, les points restés ouverts et l'objectif de la rencontre.
Extraire les décisions et les actionsTirer des notes ou de l'enregistrement d'une réunion deux listes séparées, les décisions telles qu'elles ont été formulées et les actions avec leur responsable et leur date, en signalant celles qui restent à préciser.
Relancer les actions en retardComparer les actions ouvertes à leur date annoncée, préparer en brouillon la relance de chaque responsable en retard et présenter au dirigeant celles qui glissent une seconde fois.
Rendre le point du soirÉcrire chaque fin de journée ce qui monte le lendemain, ce qui a été redirigé et repris, les actions closes et les actions en retard avec le nom de leur responsable, en une page.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur photographie et studio.

Vocabulaire

Cession de droits: Contrat écrit qui délimite l'usage autorisé : support, étendue, durée et territoire. Ce qui n'est pas écrit n'est pas cédé.
Autorisation de droit à l'image: Accord écrit de la personne photographiée pour la diffusion : il se recueille avant la publication, pas après la demande du client.
Fichier livrable et fichier source: Le client reçoit des fichiers finis ; les sources restent au photographe sauf cession expresse, et cela se dit dès le devis.
Repérage: Visite du lieu avant la prestation : lumière, accès et contraintes se constatent avant, jamais le jour même d'un mariage.
Sauvegarde double: Deux copies sur deux supports dès la fin de la prise de vue : sur un événement unique, une carte perdue est sans recours.
Délai de livraison: Temps entre la prise de vue et la remise des fichiers : il s'annonce au devis, et c'est là que naissent la plupart des litiges.

Documents

Devis et contrat de prestation: Porte la date, la durée, les livrables, le délai et l'étendue de la cession de droits : sans lui, tout se discute après coup.
Autorisation de droit à l'image signée: Recueillie auprès de chaque personne reconnaissable, et des deux parents pour un mineur : elle conditionne toute publication.
Facture avec mention de la cession: Détaille la prestation et les droits cédés séparément : mélanger les deux rend la cession incertaine et la facture contestable.
Plan de sauvegarde et d'archivage: Dit où sont les fichiers, combien de temps ils sont gardés et qui peut les redemander : un client revient souvent des années après.

Règles

Une cession de droits s'écrit et se délimite : support, étendue, durée et territoire. Ce qui n'est pas écrit n'est pas cédé, quel que soit l'usage attendu.

Aucune publication d'une personne reconnaissable sans son autorisation écrite, et sans celle des deux parents lorsqu'il s'agit d'un mineur.

Les fichiers sont sauvegardés en double dès la fin de la prise de vue : sur un événement unique, il n'existe aucune seconde chance.

Le délai de livraison annoncé engage : mieux vaut annoncer six semaines et livrer que trois et faire attendre le client deux mois.

Spécificités

Heures de prise de vue: Unité de la prestation sur place, distincte du temps de traitement : les deux se chiffrent séparément sur le devis.
Nombre de fichiers livrés: Le livrable se compte en images finies et non en déclenchements : l'écart entre les deux se dit avant, pour éviter la déception.
Durée et territoire de cession: Les deux bornes d'une cession de droits : une image cédée sans limite se retrouve partout et pour toujours.
Le couple qui se marie: Ne se marie qu'une fois : il attend un repérage, un déroulé écrit et une réponse rapide, car aucune prise de vue ne se refait.
Le client entreprise: Achète une image pour un usage précis et attend que la cession corresponde exactement à cet usage, ni plus ni moins.
La personne photographiée: Peut refuser la diffusion de son image : son accord écrit est la seule protection réelle du photographe comme du client.
Le laboratoire de tirage: Impose des formats, des profils colorimétriques et des délais ; un fichier mal préparé revient et fait perdre la date de livraison.; La saison des mariages, de mai à septembre, concentre les prestations sur les week-ends : le traitement se fait en semaine, des mois durant.; La livraison arrive longtemps après la prise de vue : le client l'oublie, puis s'impatiente, et le délai annoncé doit être tenu à la semaine près.; L'automne amène les portraits d'entreprise et la fin d'année les commandes de tirages : deux activités très différentes à enchaîner.